1. O A R G P e t t y C a s h M a n a g e m e n t P o l i c y O A R G 1 | 2 5

25. O A R G P e t t y C a s h M a n a g e m e n t P o l i c y O A R G 2 5 | 2 5

22. O A R G P e t t y C a s h M a n a g e m e n t P o l i c y O A R G 2 2 | 2 5 O f f i c e o f t h e A d m i n i s t r a t o r a n d R e g i s t r a r - G e n e r a l ( O A R G ) S F - P C 3 : P e t t y C a s h R e g i s t e r T e m p l a t e P e t t y C a s h R e g i s t e r D a t e R e q u i s i t i o n N o . V o u c h e r N o . D e s c r i p t i o n A m o u n t ( N L e ) B a l a n c e H e a d o f U n i t I n i t i a l s

23. O A R G P e t t y C a s h M a n a g e m e n t P o l i c y O A R G 2 3 | 2 5 O f f i c e o f t h e A d m i n i s t r a t o r a n d R e g i s t r a r - G e n e r a l ( O A R G ) S F - P C 4 : P e t t y C a s h E x p e n d i t u r e V o u c h e r E x p e n d i t u r e V o u c h e r – P e t t y C a s h R e p l e n i s h m e n t  D a t e : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _  P e t t y C a s h C u s t o d i a n : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _  T o t a l R e c e i p t s A t t a c h e d ( N L e ) : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _  F l o a t A m o u n t : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _  A m o u n t R e q u i r e d f o r R e p l e n i s h m e n t ( N L e ) : _ _ _ _ _ _ _ _ _ S i g n a t u r e s :  H e a d o f U n i t : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _  H e a d o f A c c o u n t U n i t : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _

21. O A R G P e t t y C a s h M a n a g e m e n t P o l i c y O A R G 2 1 | 2 5 O f f i c e o f t h e A d m i n i s t r a t o r a n d R e g i s t r a r - G e n e r a l ( O A R G ) S F - P C 2 : P e t t y C a s h V o u c h e r P e t t y C a s h V o u c h e r  V o u c h e r N o . : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _  D a t e : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _  R e q u i s i t i o n N o . : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _  D e s c r i p t i o n o f E x p e n s e : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _  A m o u n t D i s b u r s e d ( N L e ) : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ I s s u e d B y ( H e a d o f U n i t ) : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ S i g n a t u r e : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ R e c e i v e d B y ( O f f i c e r ) : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ S i g n a t u r e : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ R e c e i p t A t t a c h e d ? Y e s ☐ N o ☐

20. O A R G P e t t y C a s h M a n a g e m e n t P o l i c y O A R G 2 0 | 2 5 A p p r o v a l D a t e : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ O f f i c e o f t h e A d m i n i s t r a t o r a n d R e g i s t r a r - G e n e r a l ( O A R G ) S F - P C 1 : P e t t y C a s h R e q u i s i t i o n F o r m P e t t y C a s h R e q u i s i t i o n F o r m  D a t e : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _  U n i t / R e g i o n : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _  V o t e N u m b e r : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _  N a m e o f R e q u e s t i n g O f f i c e r : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _  P u r p o s e / R e a s o n f o r R e q u e s t : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _  A m o u n t R e q u e s t e d ( N L e ) : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ A u t h o r i z a t i o n :  H e a d o f U n i t / R e g i o n a l H e a d : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ S i g n a t u r e : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _  H e a d o f A c c o u n t U n i t / D e l e g a t e : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ S i g n a t u r e : _ _ _ _ _ _ _ _ _  H e a d o f U n i t A p p r o v a l : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ S i g n a t u r e : _ _ _ _ _ _ _ _ _ C o n f i r m a t i o n o f F u n d s A v a i l a b i l i t y : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _

24. O A R G P e t t y C a s h M a n a g e m e n t P o l i c y O A R G 2 4 | 2 5 O f f i c e o f t h e A d m i n i s t r a t o r a n d R e g i s t r a r - G e n e r a l ( O A R G ) S F - P C 5 : P e t t y C a s h H a n d o v e r C e r t i f i c a t e P e t t y C a s h H a n d o v e r C e r t i f i c a t e T h i s i s t o c e r t i f y t h a t t h e p e t t y c a s h f l o a t h a s b e e n h a n d e d o v e r a s f o l l o w s :  D a t e o f H a n d o v e r : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _  O u t g o i n g H e a d o f U n i t : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _  I n c o m i n g H e a d o f U n i t : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _  C a s h C o u n t e d ( N L e ) : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _  R e c e i p t s & V o u c h e r s V e r i f i e d : Y e s ☐ N o ☐ S i g n a t u r e s :  O u t g o i n g : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _  I n c o m i n g : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _  C h i e f A c c o u n t a n t ( W i t n e s s 1 ) : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _  I n t e r n a l A u d i t o r ( W i t n e s s 2 ) : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _

2. O A R G P e t t y C a s h M a n a g e m e n t P o l i c y O A R G 2 | 2 5 D I S C L A I M E R T h i s P e t t y C a s h & I m p r e s t M a n a g e m e n t P o l i c y i s i n t e n d e d t o g u i d e s t a f f o f t h e O f f i c e o f t h e A d m i n i s t r a t o r a n d R e g i s t r a r - G e n e r a l ( O A R G ) o n t h e p r o p e r u s e , m a n a g e m e n t , a n d a c c o u n t a b i l i t y o f p e t t y c a s h a n d i m p r e s t f u n d s . I t a l i g n s w i t h t h e P u b l i c F i n a n c i a l M a n a g e m e n t A c t ( 2 0 1 6 ) , P u b l i c F i n a n c i a l M a n a g e m e n t R e g u l a t i o n s ( 2 0 1 8 ) , t h e P u b l i c P r o c u r e m e n t A c t ( 2 0 1 6 ) , a n d t h e P u b l i c P r o c u r e m e n t R e g u l a t i o n s ( 2 0 2 0 ) . W h e r e i n c o n s i s t e n c i e s a r i s e b e t w e e n t h i s P o l i c y a n d e x i s t i n g l a w s o r r e g u l a t i o n s , t h e p r o v i s i o n s o f n a t i o n a l l a w s a n d r e g u l a t i o n s s h a l l p r e v a i l . W r i t t e n b y : O A R G I n t e r n a l P o l i c y D r a f t i n g C o m m i t t e e A C C P o l i c y a n d E t h i c s U n i t

9. O A R G P e t t y C a s h M a n a g e m e n t P o l i c y O A R G 9 | 2 5 T a b l e o f C o n t e n t s 1 . D e f i n i t i o n s 2 . P u r p o s e 3 . R e g u l a t o r y F r a m e w o r k 4 . D i s t i n c t i o n B e t w e e n I m p r e s t a n d P e t t y C a s h 5 . P o l i c y P r o c e d u r e s o 5 . 1 A p p o i n t m e n t o f P e t t y C a s h O f f i c e r s o 5 . 2 C u s t o d y a n d S a f e K e e p i n g o f P e t t y C a s h o 5 . 3 A p p r o v a l o f P e t t y C a s h F l o a t o 5 . 4 A v o i d a n c e o f P e t t y C a s h U s a g e W h e r e S u p p l i e r A c c o u n t s E x i s t o 5 . 5 A p p l i c a t i o n f o r P e t t y C a s h o 5 . 6 I s s u i n g o f P e t t y C a s h o 5 . 7 R e c o r d i n g o f P e t t y C a s h T r a n s a c t i o n s 6 . R e p l e n i s h m e n t o f P e t t y C a s h 7 . G e n e r a l C o n t r o l M e a s u r e s 8 . B a l a n c i n g a n d R e c o n c i l i a t i o n o f P e t t y C a s h F l o a t 9 . P r o h i b i t e d P r a c t i c e s a n d A l l o w a b l e E x p e n s e s 1 0 . I m p l e m e n t a t i o n a n d R e v i e w o f t h e P o l i c y 1 1 . A d o p t i o n a n d A p p r o v a l

8. O A R G P e t t y C a s h M a n a g e m e n t P o l i c y O A R G 8 | 2 5 C o r p o r a t e H o s p i t a l i t y a n d G i f t s  E n s u r e a n y o f f e r o f c o r p o r a t e h o s p i t a l i t y o r a g i f t m u s t b e e n t e r e d i n t h e G i f t s R e g i s t e r m a i n t a i n e d b y t h e O f f i c e . T h e R e g i s t e r s h a l l b e i n s p e c t e d b y t h e I n t e r n a l A u d i t a t m o n t h l y , q u a r t e r l y o r s i x m o n t h s i n t e r v a l s .  E n s u r e s t a f f m u s t n o t r e q u e s t f o r a n y g i f t , f a v o r s o r a n y f o r m o f h o s p i t a l i t y o r e n t e r t a i n m e n t i n r e t u r n f o r , o r i n e x c h a n g e f o r , b u s i n e s s s e r v i c e s o r i n f o r m a t i o n .  U n d e r n o c i r c u m s t a n c e s m a y s t a f f a c c e p t m o n e y o r o t h e r f o r m s o f p a y m e n t f o r s e r v i c e s o r i n f o r m a t i o n p r o v i d e d a s a n e m p l o y e e o f t h e O A R G .  E n s u r e t h a t s t a f f i n v o l v e d a t a n y s t a g e o f a t e n d e r i n g p r o c e s s m u s t n o t a c c e p t a n y g i f t s , f a v o r s o r a n y f o r m o f h o s p i t a l i t y o r e n t e r t a i n m e n t f r o m a n y o r g a n i z a t i o n i n v o l v e d i n a b i d o r t e n d e r w i t h t h e O A R G .

3. O A R G P e t t y C a s h M a n a g e m e n t P o l i c y O A R G 3 | 2 5 1 . B A C K G R O U N D T h i s p o l i c y s e t s o u t h o w t h e O f f i c e o f t h e A d m i n i s t r a t o r a n d R e g i s t r a r G e n e r a l O A R G ) w i l l i d e n t i f y a n d d e a l w i t h a l l r e p o r t e d c a s e s o f c o r r u p t i o n i s s u e s w i t h i n t h e c o u n c i l . I t c a n b e u s e d t o e n s u r e c o m p l i a n c e w i t h t h e A n t i - C o r r u p t i o n c o m m i s s i o n A c t 2 0 0 8 . A s a m e n d e d 2 0 1 9 . 2 . D E F I N I T I O N : C o r r u p t i o n – m e a n s a n a c t w h i c h c o n s t i t u t e s a n e c o n o m i c c r i m e o r a n o f f e n c e u n d e r s e c t i o n I V o f t h e A C C A c t o f 2 0 0 8 , a s a m e n d e d , 2 0 1 9 a n d i n c l u d e s a . a n y c o n d u c t w h e r e b y i n r e t u r n f o r a n a d v a n t a g e , a p e r s o n p e r f o r m s o r a b s t a i n s f r o m p e r f o r m i n g a n y a c t i n h i s c a p a c i t y a s a p u b l i c o f f i c e r ; b . t h e o f f e r , p r o m i s e , s o l i c i t i n g o r r e c e i p t o f a n a d v a n t a g e a s a n i n d u c e m e n t o r r e w a r d t o a p e r s o n t o e x p e d i t e , d e l a y , h i n d e r o r p r e v e n t t h e p e r f o r m a n c e o f a n a c t b y h i m s e l f o r b y a n y o t h e r o f f i c e r i n h i s c a p a c i t y a s a p u b l i c o f f i c e r c . t h e a b u s e o f a p u b l i c o f f i c e f o r p e r s o n a l o r p r i v a t e g a i n ; d . t h e c o r r u p t a c q u i s i t i o n o f w e a l t h ; e . t h e p o s s e s s i o n a n d c o n t r o l o f u n e x p l a i n e d w e a l t h f . t h e m i s a p p r o p r i a t i o n o f p u b l i c f u n d s o r p r o p e r t y g . t h e m i s a p p r o p r i a t i o n o f d o n o r f u n d s o r p r o p e r t y a n d h . a n y o f f e n c e s i n v o l v i n g d i s h o n e s t y i n c o n n e c t i o n w i t h a n y t a x , r a t e , c h a r g e o r l e v y i m p o s e d u n d e r a n y e n a c t m e n t

11. O A R G P e t t y C a s h M a n a g e m e n t P o l i c y O A R G 1 1 | 2 5 a ) U s e d f o r m i n o r , u r g e n t , a n d l o w - v a l u e e x p e n d i t u r e s . b ) M u s t n o t e x c e e d N L e 5 , 0 0 0 p e r t r a n s a c t i o n . c ) F l o a t l i m i t m u s t n o t e x c e e d N L e 1 0 , 0 0 0 . d ) M a n a g e d b y a P e t t y C a s h C u s t o d i a n . e ) F o r u n p r e d i c t a b l e , d a y - t o - d a y o p e r a t i o n a l n e e d s ( e . g . , s m a l l r e p a i r s , p h o t o c o p y i n g , m i n o r s u p p l i e s ) . 1 . 3 I m p r e s t a ) A f i x e d a d v a n c e i s s u e d f o r p r e d i c t a b l e a n d r e c u r r i n g e x p e n s e s . b ) M u s t b e r e t i r e d i n a c c o r d a n c e w i t h S e c t i o n 1 1 9 o f t h e P F M R e g u l a t i o n s . c ) I n c l u d e s s p e c i f i c o p e r a t i o n a l e x p e n d i t u r e s s u c h a s f i e l d a c t i v i t i e s , r e g u l a r d i s t r i c t o p e r a t i o n s , o r p l a n n e d a d m i n i s t r a t i v e t a s k s . d ) M a n a g e d t h r o u g h a n I m p r e s t H o l d e r w h o i s p e r s o n a l l y r e s p o n s i b l e f o r a n y s h o r t a g e s . e ) R e q u i r e s r e t i r e m e n t b e f o r e f u r t h e r r e p l e n i s h m e n t . 2 . 0 A p p l i c a t i o n w i t h i n O A R G A d m i n i s t r a t i v e S t r u c t u r e  P e t t y C a s h m a y b e a s s i g n e d t o H Q u n i t s a n d R e g i o n a l O f f i c e s d e p e n d i n g o n o p e r a t i o n a l n e e d a n d c o n t r o l e n v i r o n m e n t .  I m p r e s t a c c o u n t s m a y s u p p o r t o n g o i n g a c t i v i t i e s s u c h a s d i s t r i c t o u t r e a c h , r e g i s t r a t i o n d r i v e s , o r m o b i l i t y o p e r a t i o n s .  B o t h s y s t e m s m u s t b e s u p e r v i s e d b y t h e H e a d o f t h e A c c o u n t U n i t , c o n t r o l l e d u n d e r t h e F i n a n c e U n i t a n d a p p r o v e d b y t h e A R G . 3 . 0 P u r p o s e T h e p u r p o s e o f t h i s P o l i c y i s t o : 1 . P r o v i d e g u i d e l i n e s o n t h e u s a g e a n d m a n a g e m e n t o f p e t t y c a s h b y a l l e m p l o y e e s o f O A R G . 2 . E n s u r e t h a t g u i d e l i n e s c o m p l y w i t h a l l a p p l i c a b l e n a t i o n a l l a w s , r e g u l a t i o n s , a n d i n t e r n a l a d m i n i s t r a t i v e s t r u c t u r e s . 3 . R e g u l a t o r y F r a m e w o r k T h i s P o l i c y i s g u i d e d b y : 1 . T h e P u b l i c F i n a n c i a l M a n a g e m e n t A c t ( 2 0 1 6 ) 2 . T h e P u b l i c F i n a n c i a l M a n a g e m e n t R e g u l a t i o n s ( 2 0 1 8 ) 3 . T h e P u b l i c P r o c u r e m e n t A c t ( 2 0 1 6 )

6. O A R G P e t t y C a s h M a n a g e m e n t P o l i c y O A R G 6 | 2 5 3 . G E N E R A L C O R R U P T I O N I S S U E S  B r i b e r y , n e p o t i s m a n d c l i e n t e l i s m r e s u l t i n g i n p l a n s f a v o r i n g s p e c i f i c i n t e r e s t g r o u p s r a t h e r t h a n a r e a s o f g r e a t e s t n e e d , s u c h a s l a n d o w n e r s s e e k i n g p r i o r i t y f o r p a r t i c u l a r r e g i o n s ;  R e n t - s e e k i n g a n d a b u s e o f d i s c r e t i o n i n t h e i m p l e m e n t a t i o n o f f u n d s , g i v i n g p r i o r i t y t o i n f r a s t r u c t u r e p r o j e c t s w i t h g r e a t e r o p p o r t u n i t i e s f o r b r i b e r y ;  F r a u d a n d c o l l u s i o n t o e n s u r e f a v o r a b l e t r e a t m e n t , s u c h a s p r o v i s i o n o f i n a c c u r a t e o r i n c o m p l e t e i n f o r m a t i o n b y i n d u s t r y g r o u p s t o e n s u r e t h e a d o p t i o n o f s p e c i f i c t e c h n o l o g i e s , f u n d i n g o f r e s e a r c h t o s u p p o r t s p e c i f i c a p p r o a c h e s a n d m e t h o d s , e t c . ;  C o r r u p t i o n i n p r o c u r e m e n t p r o c e s s e s o f l a r g e i n f r a s t r u c t u r e p r o j e c t s , w h i c h t y p i c a l l y i n v o l v e m a n y s u b - c o n t r a c t o r s , a n d a r e h i g h l y c o m p l e x a n d t e c h n i c a l , m a k i n g p r o c u r e m e n t p r o c e s s e s e a s y t o m a n i p u l a t e t h r o u g h b r i b e r y , c o l l u s i o n b e t w e e n i n d u s t r y s t a k e h o l d e r s , k i c k b a c k s i n t h e m a n a g e m e n t o f c o n t r a c t s , e t c .  A p p o i n t m e n t s o f s t a f f m a n a g i n g a n d i m p l e m e n t i n g a d a p t a t i o n p r o j e c t s , s u c h a s m e m b e r s o f s u p e r v i s o r y b o a r d s a n d c o m m i t t e e s m a n a g i n g r e s o u r c e s , m a y a l s o b e v u l n e r a b l e t o n e p o t i s m , p a t r o n a g e a n d c l i e n t e l i s m , a n d “ s e l l i n g ” p o s i t i o n s w i t h h i g h r e n t - s e e k i n g p o t e n t i a l ;  B r i b e r y : t h e r e a r e a l s o m a n y o p p o r t u n i t i e s f o r b r i b e r y i n t h e d e l i v e r y o f e s s e n t i a l s e r v i c e s s u c h a s w a t e r , f o o d a n d h e a l t h s e r v i c e s t o l o c a l c o m m u n i t i e s 4 . G E N E R A L C O R R U P T I O N P R E V E N T I O N P O L I C Y E n v i r o n m e n t a n d C u l t u r e  T h e O A R G s h a l l c r e a t e a n e n v i r o n m e n t a n d c u l t u r e i n w h i c h e m p l o y e e s h a v e c o n f i d e n c e t h a t d i s h o n e s t a c t s w i l l b e d e t e c t e d , i n v e s t i g a t e d a n d a p p r o p r i a t e a c t i o n t a k e n . T o t h i s e n d , t h e C o u n c i l s h a l l :  E n s u r e s t a f f u n d e r s t a n d t h a t , i n t e r n a l c o n t r o l s a r e d e s i g n e d a n d i n t e n d e d t o p r e v e n t a n d d e t e c t F r a u d u l e n t a n d c o r r u p t a c t i v i t i e s ;

7. O A R G P e t t y C a s h M a n a g e m e n t P o l i c y O A R G 7 | 2 5  E n c o u r a g e s t a f f t o r e p o r t s u s p e c t e d f r a u d d i r e c t l y t o t h o s e r e s p o n s i b l e f o r i n v e s t i g a t i o n w i t h o u t f e a r o f d i s c l o s u r e o r r e t r i b u t i o n ; a n d  R e q u i r e v e n d o r s a n d c o n t r a c t o r s t o a b i d e b y t h e O A G R ’ s p o l i c i e s a n d p r o c e d u r e s , a n d t h e r e b y a v o i d a n y c o n f l i c t o f i n t e r e s t H o n e s t y a n d I n t e g r i t y T h e O A R G s h a l l :  E n s u r e t h a t s t a f f o f t h e O A R G a n d i t s c o n t r a c t w o r k e r s m u s t a c t w i t h h o n e s t y a n d i n t e g r i t y i n a l l a s p e c t s o f t h e i r w o r k .  S t a f f m u s t n o t e n g a g e i n f r a u d u l e n t o r c o r r u p t b e h a v i o r o r a s s i s t o t h e r s i n s u c h b e h a v i o r . E x a m p l e s o f s u c h b e h a v i o r i n c l u d e o b t a i n i n g a n i l l e g a l p a y m e n t , s e l l i n g a n d b u y i n g o f O A G R s p r o d u c t a t s e l f - n e g o t i a t e d p r i c e s o r a n u n a u t h o r i z e d r e l e a s e o f c o n f i d e n t i a l i n f o r m a t i o n , u n a u t h o r i z e d u s e o f o f f i c e e q u i p m e n t , o r o t h e r p u b l i c a s s e t s f o r p r i v a t e p u r p o s e s , f a l s e c l a i m s f o r e x p e n s e s , t r a v e l o r o v e r t i m e a n d t h e d i s h o n e s t o r i m p r o p e r u s e o f a n e m p l o y e e ’ s p o s i t i o n . C o n f l i c t o f I n t e r e s t A c o n f l i c t o f i n t e r e s t m a y a r i s e w h e n p e r s o n a l , f i n a n c i a l , b u s i n e s s o r o t h e r i n t e r e s t s m i g h t a f f e c t , o r b e s e e n t o a f f e c t , t h e w a y a n e m p l o y e e p e r f o r m s t h e i r d u t i e s .  E n s u r e s t a f f s h o u l d a v o i d p a r t i c i p a t i n g i n a n y b u s i n e s s a c t i v i t y o u t s i d e o f O A R G t h a t m a y c o n f l i c t w i t h t h e i r d u t i e s w i t h i n .  E n s u r e s t a f f s h o u l d n o t a c c e p t g i f t s w h i c h c o u l d b e s e e n a s a p a s t , p r e s e n t o r f u t u r e c o n f l i c t o f i n t e r e s t i n c a r r y i n g o u t t h e i r d u t i e s . I f a s t a f f i s f a c e d w i t h a p o s s i b l e c o n f l i c t o f i n t e r e s t , t h e c o n f l i c t s h o u l d b e d e c l a r e d , t h e c i r c u m s t a n c e s d i s c u s s e d w i t h t h e i r i m m e d i a t e m a n a g e r o r o t h e r s e n i o r e x e c u t i v e , a n d a c t i o n t a k e n t o a v o i d a n y r e a l o r p e r c e i v e d c o n f l i c t o f i n t e r e s t .

5. O A R G P e t t y C a s h M a n a g e m e n t P o l i c y O A R G 5 | 2 5 P u b l i c O f f i c i a l – A n y p e r s o n w h o h o l d s a p u b l i c o f f i c e o r a n A g e n t o f a P u b l i c i n s t i t u t i o n i n c l u d i n g p e r s o n s e l e c t e d t o p o s i t i o n s u n d e r a n y l a w o r i t s s u b s i d i a r i e s ( i . e . R e g u l a t i o n s o r I n s t r u c t i o n s ) a n d s h a l l h a v e t h e s a m e i n t e r p r e t a t i o n a s i n S e c t i o n 1 ( 1 ) o f t h e A C A 2 0 0 8 . W h i s t l e B l o w e r – A n y p e r s o n w h o r e p o r t s a n y a l l e g a t i o n s o r s u s p i c i o u s a c t o f c o r r u p t i o n o r p o s s i b l e a c t s o f c o r r u p t i o n t o t h e D e p a r t m e n t a n d / o r A C C o r a n y l a w e n f o r c e m e n t a g e n c y . E t h i c s – T h e g u i d i n g p r i n c i p l e s b y w h i c h w e l i v e o r w o r k . F r a u d - D e c e i v i n g o r d i s h o n e s t a c t i o n i n o r d e r t o g e t g o o d s , m o n e y , p r o p e r t y , o r a n y v a l u a b l e c o n s i d e r a t i o n . S t a k e h o l d e r s – A n y p e r s o n / s i n v o l v e d i n o r a f f e c t e d b y t h e s e r v i c e s , w o r k s o r s u p p l i e s , p r o j e c t s o f t h e c o u n c i l , w h e t h e r a s a g e n t , b e n e f i c i a r y o r s p o n s o r o f s u c h p r o j e c t s S t a f f / E m p l o y e e s ( p e r m a n e n t o r c o n t r a c t w o r k e r ) – A l l p e r s o n s p a i d o r e a r n s r e m u n e r a t i o n f r o m t h e c o u n c i l , e n g a g e d i n f u l l t i m e o r p a r t t i m e w o r k , o r i n a n y m a n n e r w h a t s o e v e r i n t h e C o u n c i l ’ s o p e r a t i o n s . P r o t e c t e d D i s c l o s u r e – I n f o r m a t i o n g i v e n i n g o o d f a i t h , a n d a s s u c h t h e p e r s o n s w h o g a v e s u c h i n f o r m a t i o n d e s e r v i n g t o b e p r o t e c t e d b y t h e A c c o u n t i n g O f f i c e r f r o m a n y h a r m o f a n y k i n d i n c l u d i n g c o n c e a l i n g o f t h e i r i d e n t i t y . C o n f l i c t o f I n t e r e s t – i s a s i t u a t i o n i n w h i c h a p e r s o n o r o r g a n i z a t i o n i s i n v o l v e d i n m u l t i - i n t e r e s t , f i n a n c i a l i n t e r e s t o r o t h e r w i s e o n e o f w h i c h c o u l d p o s s i b l y c o r r u p t t h e m o t i v a t i o n o f t h e i n d i v i d u a l o r o r g a n i z a t i o n C o d e s o f C o n d u c t – S e t s o f r u l e s o r g u i d e l i n e s a n o r g a n i z a t i o n m a y d e v e l o p f o r i t s m e m b e r s w h i c h r e f l e c t i t s c o r e v a l u e s a n d d e s c r i b e h o w t h a t o r g a n i z a t i o n e x p e c t s i t s m e m b e r s t o b e h a v e .

4. O A R G P e t t y C a s h M a n a g e m e n t P o l i c y O A R G 4 | 2 5 C o r r u p t P r a c t i c e s a . a n y p r a c t i c e s o r c o n d u c t b y a n y p e r s o n t h a t a d v e r s e l y a f f e c t s o r c o u l d a d v e r s e l y a f f e c t , e i t h e r d i r e c t l y o r i n d i r e c t l y , t h e h o n e s t a n d i m p a r t i a l e x e r c i s e o f o f f i c i a l f u n c t i o n s b y a n y p u b l i c o f f i c e o r a n y p u b l i c b o d y ; a n d b . a n y p r a c t i c e o r c o n d u c t o f a p u b l i c o f f i c e r t h a t c o n s t i t u t e s o r i n v o l v e s t h e d i s h o n e s t o r p a r t i a l e x e r c i s e o f a n y o f h i s o f f i c i a l f u n c t i o n ; a n d c . a n y p r a c t i c e o r c o n d u c t o f a p u b l i c o f f i c e r o r f o r m e r p u b l i c o f f i c e r t h a t c o n s t i t u t e o r i n v o l v e s a b r e a c h o f p u b l i c t r u s t ; d . a n y p r a c t i c e o r c o n d u c t o f a p u b l i c o f f i c e r o r f o r m e r p u b l i c o f f i c e r t h a t i n v o l v e s a m i s u s e o f i n f o r m a t i o n o r m a t e r i a l t h a t h e h a s a c q u i r e d i n t h e c o u r s e o f h i s o f f i c i a l f u n c t i o n s w h e t h e r f o r h i s b e n e f i t o r t h e b e n e f i t o f a n y o t h e r p e r s o n ; C o r r u p t i o n P r e v e n t i o n – T h e p r o c e s s o f d e v e l o p i n g s o u n d a n d e f f e c t i v e a n t i - c o r r u p t i o n s t r a t e g i e s t h a t w o u l d e n s u r e c o m p l i a n c e w i t h l e g a l a n d r e g u l a t o r y p r o v i s i o n s , w r i t t e n p r o c e d u r e s , g u i d e l i n e s a n d i n s t r u c t i o n s , p o l i c i e s , n a t i o n a l a n d i n t e r n a t i o n a l l y a c c e p t e d b e s t p r a c t i c e s a n d e t h i c a l p r i n c i p l e s i n o r d e r t o p r o m o t e c o r r u p t i o n - f r e e c u l t u r e a n d e f f e c t i v e n e s s d u r i n g t h e p e r f o r m a n c e o f d a i l y p u b l i c b u s i n e s s a n d d e l i v e r y o f p u b l i c s e r v i c e d u t i e s a n d r e s p o n s i b i l i t i e s . T h e f t – T a k i n g w i t h o u t c o n s e n t a n d w i t h t h e i n t e n t i o n o f n o t r e t u r n i n g a n y p r o p e r t y b e l o n g i n g t o t h e o r g a n i z a t i o n , o r w h i c h h a s b e e n e n t r u s t e d t o t h e o r g a n i z a t i o n G o v e r n m e n t – R e f e r s t o t h e G o v e r n m e n t o f S i e r r a L e o n e M i s c o n d u c t – A n y i n a p p r o p r i a t e b e h a v i o r o r c o n d u c t ; o r v i o l a t i o n o f a n y o f t h e p r o v i s i o n s o f t h e P u b l i c S e r v i c e R e g u l a t i o n s , o r C i v i l S e r v i c e C o d e , R e g u l a t i o n s a n d R u l e s o r a n y o t h e r l a w o r i t s s u b s i d i a r y l e g i s l a t i o n s , w h i c h i s i n t e n d e d t o g u i d e p u b l i c s e r v a n t s i n c o n d u c t i n g p u b l i c b u s i n e s s .

14. O A R G P e t t y C a s h M a n a g e m e n t P o l i c y O A R G 1 4 | 2 5 1 . r e a s o n s f o r t h e p e t t y c a s h r e q u e s t ; 2 . t h e a m o u n t r e q u e s t e d ( n o t e x c e e d i n g N L e 5 , 0 0 0 G S T i n c l ) 3 . v o t e n u m b e r ; 4 . t h e i d e n t i t y o f t h e p e r s o n r e q u e s t i n g t h e p e t t y c a s h ; 5 . s i g n a t u r e o f t h e H e a d o f t h e u n i t r e q u e s t i n g ; 6 . s i g n a t u r e o f t h e H e a d o f A c c o u n t U n i t o r h i s d e l e g a t e d o f f i c i a l a u t h o r i s i n g t h e r e q u i s i t i o n i n c a s e s w h e r e p e t t y c a s h i s k e p t w i t h i n d i f f e r e n t u n i t s o r r e g i o n a l h e a d ; 7 . s i g n a t u r e o f t h e c u s t o d i a n a p p r o v i n g t h e r e q u e s t ; a n d 8 . c o n f i r m a t i o n o f f u n d s a v a i l a b l e p e r s p e c i f i c u n i t . 1 3 . 0 T h e a b o v e - m e n t i o n e d r e q u i r e m e n t s m a y b e d i s p e n s e d w i t h i n t h e c a s e o f a n u r g e n t a n d e m e r g e n c y s i t u a t i o n a n d i n o r d e r t o a v o i d a d a n g e r o u s o r l i f e - t h r e a t e n i n g s i t u a t i o n , m i s e r y o r a s i t u a t i o n w h i c h m a y h a v e a n e g a t i v e i m p a c t o n s e r v i c e d e l i v e r y . 1 4 . 0 A l i g n m e n t w i t h O A R G O p e r a t i o n s 1 . P e t t y c a s h u s a g e m u s t r e f l e c t n e e d s o f t h e v a r i o u s O A R G u n i t s : a ) M a r r i a g e U n i t b ) A R G & D e p u t y ’ s O f f i c e c ) P r o c u r e m e n t U n i t d ) C o n v e y a n c e U n i t e ) I n t e l l e c t u a l P r o p e r t y U n i t f ) D e e d s & L a n d R e g i s t r y g ) A c c o u n t U n i t h ) H u m a n R e s o u r c e U n i t i ) R e g i o n a l O f f i c e s ( M a k e n i , B o , K e n e m a , P o r t L o k o , e t c . ) 2 . E a c h u n i t m a y b e a s s i g n e d a c u s t o d i a n w h e r e j u s t i f i e d . 3 . A l l p e t t y c a s h m u s t s u p p o r t s e r v i c e d e l i v e r y , o p e r a t i o n a l e f f i c i e n c y , a n d c u s t o m e r s e r v i c e s t a n d a r d s . 1 5 . 0 I s s u i n g o f p e t t y c a s h 1 . T h e H e a d o f A c c o u n t U n i t m u s t i n s p e c t t h e r e q u i s i t i o n r e c e i v e d a n d b e s a t i s f i e d t h a t i t i s c o r r e c t i n e v e r y r e s p e c t a n d a u t h e n t i c , s i g n a n d d a t e t h e r e q u i s i t i o n a s e v i d e n c e t h a t h e / s h e h a s c h e c k e d i t . 1 . 2 . 6 . 2 O n c e c h e c k e d a n d s i g n e d t h e H e a d o f U n i t m u s t s u b m i t t h e r e q u i s i t i o n t o t h e A R G f o r a u t h o r i z a t i o n o r r e j e c t i o n . 2 . 2 . 6 . 3 T h e H e a d o f U n i t t h e n h a s t o c o m p l e t e a p e t t y c a s h v o u c h e r u s i n g i n f o r m a t i o n o n t h e r e q u i s i t i o n a n d h a n d o v e r c a s h t o t h e e m p l o y e e w h o s u b m i t t e d t h e r e q u i s i t i o n .

10. O A R G P e t t y C a s h M a n a g e m e n t P o l i c y O A R G 1 0 | 2 5 1 . 0 D e f i n i t i o n o f T e r m s N o . T e r m D e f i n i t i o n 1 . 1 A c c o u n t a b l e T h e r e q u i r e m e n t t o r e c o r d , r e p o r t , e x p l a i n a n d j u s t i f y a c t i o n s , a s t h e c a s e m a y b e , t o a s u p e r i o r o f f i c e r , t o P a r l i a m e n t o r t o t h e p u b l i c . 1 . 2 A c t T h e P u b l i c F i n a n c i a l M a n a g e m e n t A c t o f 2 0 1 6 . 1 . 3 C h i e f A c c o u n t a n t T h e h i g h e s t - r a n k i n g a c c o u n t a n t i n a b u d g e t a r y o r s u b - v e n t e d a g e n c y . 1 . 4 C o n s o l i d a t e d F u n d T h e C o n s o l i d a t e d F u n d e s t a b l i s h e d u n d e r s u b s e c t i o n ( 1 ) o f s e c t i o n 1 1 1 o f t h e C o n s t i t u t i o n . 1 . 5 E l e c t r o n i c F u n d T r a n s f e r A n y t r a n s f e r o f f u n d s , o t h e r t h a n a c h e q u e o r s i m i l a r p a p e r i n s t r u m e n t , i n i t i a t e d t h r o u g h a n e l e c t r o n i c d e v i c e t o a u t h o r i z e a f i n a n c i a l i n s t i t u t i o n t o d e b i t o r c r e d i t a n a c c o u n t . 1 . 6 F i n a n c i a l y e a r A p e r i o d o f t w e l v e m o n t h s f r o m 1 s t J a n u a r y t o 3 1 s t D e c e m b e r . 1 . 7 G o v e r n m e n t T h e G o v e r n m e n t o f S i e r r a L e o n e . 1 . 8 I n e l i g i b l e E x p e n d i t u r e E x p e n d i t u r e m a d e i n e x c e s s o f t h e S t a t e b u d g e t p r o v i s i o n o r u s e d f o r p u r p o s e s o t h e r t h a n t h o s e a p p r o v e d . 1 . 9 O f f i c i a l A n e m p l o y e e o f t h e O f f i c e o f t h e A d m i n i s t r a t o r a n d R e g i s t r a r - G e n e r a l . 1 . 1 0 P u b l i c o f f i c e H a s t h e m e a n i n g a s s i g n e d i n s u b s e c t i o n ( 1 ) o f s e c t i o n 1 7 1 o f t h e C o n s t i t u t i o n . 1 . 1 1 P u b l i c o f f i c e r H a s t h e m e a n i n g a s s i g n e d i n s u b s e c t i o n ( 1 ) o f s e c t i o n 1 7 1 o f t h e C o n s t i t u t i o n . 1 . 1 2 P e t t y C a s h A s m a l l a m o u n t o f c a s h k e p t b y t h e O f f i c e o f t h e A d m i n i s t r a t o r a n d R e g i s t r a r - G e n e r a l . 1 . 1 3 S u b - v e n t e d a g e n c y A n y e n t i t y i n c l u d e d i n t h e c e n t r a l g o v e r n m e n t a n d w h o l l y o r p a r t l y f i n a n c e d b y t h e C o n s o l i d a t e d F u n d b u t n o t a b u d g e t a r y a 1 . 1 P e t t y C a s h – A s m a l l a m o u n t o f c a s h k e p t b y O A R G f o r m i n o r , i m m e d i a t e o p e r a t i o n a l e x p e n s e s t h a t d o n o t e x c e e d t h e p e t t y c a s h t h r e s h o l d a n d c a n n o t g o t h r o u g h o r d i n a r y p r o c u r e m e n t o r p a y m e n t c h a n n e l s w i t h o u t c a u s i n g i n c o n v e n i e n c e . 1 . 2 I m p r e s t – A s t a n d i n g a d v a n c e i s s u e d f o r s p e c i f i c o p e r a t i o n a l p u r p o s e s i n l i n e w i t h S e c t i o n 1 1 7 o f t h e P F M R e g u l a t i o n s ( 2 0 1 8 ) . I m p r e s t i s i s s u e d f o r r e c u r r e n t a n d p r e d i c t a b l e e x p e n s e s a n d m u s t b e r e t i r e d a n d r e p l e n i s h e d u p o n s u b m i s s i o n o f r e c e i p t s a n d r e t i r e m e n t d o c u m e n t a t i o n . T o e n s u r e c l a r i t y w i t h i n O A R G o p e r a t i o n s , t h e f o l l o w i n g k e y d i s t i n c t i o n s a p p l y : 1 . 3 P e t t y C a s h

19. O A R G P e t t y C a s h M a n a g e m e n t P o l i c y O A R G 1 9 | 2 5 9 . A n y s h o r t a g e s o r s u r p l u s f u n d s c o n c e r n i n g p e t t y c a s h m u s t i m m e d i a t e l y b e p a i d i n a t t h e c a s h i e r a n d t h e r e a s o n f o r t h e s h o r t a g e / s u r p l u s m u s t b e i n v e s t i g a t e d b y a s e n i o r e m p l o y e e a p p o i n t e d b y t h e A c c o u n t i n g O f f i c e r o r C h i e f A c c o u n t a n t f o r r e c t i f i c a t i o n . 1 0 . A c a s h c o u n t m u s t b e p e r f o r m e d a t t h e e n d o f e a c h y e a r o n a l l a d v a n c e s t o e n s u r e t h a t t h e c a s h o n h a n d a g r e e s w i t h t h e g e n e r a l l e d g e r a c c o u n t . A c a s h c o u n t w o r k i n g p a p e r s h o u l d b e p r e p a r e d a s e v i d e n c e o f t h e c a s h c o u n t ( p r e f e r a b l y b y a n I n t e r n a l A u d i t o r ) , w h i c h h a s t o b e s i g n e d b y t h e c a s h i e r a n d s e n i o r e m p l o y e e o f t h e A c c o u n t s e c t i o n a s e v i d e n c e o f t h e c a s h c o u n t . 1 1 . 0 P r o h i b i t e d p r a c t i c e s a n d a l l o w a b l e e x p e n s e s 1 . I t i s f o r b i d d e n t o u s e t h e p e t t y c a s h f o r p u r p o s e s o f p a y i n g : a . i n s t a l m e n t i n v o i c e s , o p e n o r d e r s o r a n y o t h e r p u r c h a s e t h a t w o u l d o r d i n a r i l y g o t h r o u g h t h e n o r m a l p r o c u r e m e n t p r o c e s s e . g . s t a t i o n e r y , e v e n i f t h e a m o u n t f a l l s w i t h i n t h e l i m i t s p e c i f i e d i n t h i s P o l i c y ; b . c l a i m s s u c h a s c e l l u l a r a n d t r a v e l c l a i m s ; c . a n o f f i c e o f t h e A d m i n i s t r a t o r a n d R e g i s t r a r G e n e r a l a s s e t ; a n d / o r d . s t a f f a d v a n c e s . 2 . I t s h a l l b e d e e m e d a n o f f e n c e t o u s e t h e p e t t y c a s h f l o a t f o r p r i v a t e m a t t e r s ( i n c l u d i n g p r i v a t e l o a n s ) d e s p i t e e v e n t h e g o o d i n t e n t i o n s t o r e p a y a t t h e a p p r o p r i a t e t i m e . 1 2 . 0 I m p l e m e n t a t i o n a n d r e v i e w o f t h i s P o l i c y 1 . T h e o f f i c e o f t h e A d m i n i s t r a t o r a n d R e g i s t r a r G e n e r a l s h a l l b e r e s p o n s i b l e f o r t h e i m p l e m e n t a t i o n a n d a d m i n i s t r a t i o n o f t h i s P o l i c y w i t h t h e a s s i s t a n c e o f t h e C h i e f A c c o u n t a n t o n c e a p p r o v e d b y t h e A d m i n i s t r a t o r a n d R e g i s t r a r G e n e r a l . 2 . I n t e r m s o f s e c t i o n 1 1 7 ( 1 ) o f t h e P u b l i c F i n a n c i a l M a n a g e m e n t R e g u l a t i o n , t h i s P o l i c y s h a l l b e r e v i e w e d o n w h e n t h e n e e d a r i s e s a n d t h e r e v i e w e d P o l i c y t a b l e d t o t h e A d m i n i s t r a t o r a n d R e g i s t r a r G e n e r a l f o r a p p r o v a l . 1 3 . 0 D a t e o f a d o p t i o n : T h e S e n i o r M a n a g e m e n t o f t h e o f f i c e o f t h e A d m i n i s t r a t o r a n d R e g i s t r a r G e n e r a l r e s o l v e s t o a d o p t t h e f o l l o w i n g a s t h e o f f i c i a l P e t t y C a s h P o l i c y o f t h e O f f i c e o f t h e A d m i n i s t r a t o r a n d R e g i s t r a r G e n e r a l . _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ M a r t i n a B . E g b e n d a E S Q A d m i n i s t r a t o r , a n d R e g i s t r a r - G e n e r a l ( A R G )

12. O A R G P e t t y C a s h M a n a g e m e n t P o l i c y O A R G 1 2 | 2 5 4 . P u b l i c P r o c u r e m e n t R e g u l a t i o n s ( 2 0 2 0 ) 5 . I n t e r n a l O A R G A d m i n i s t r a t i v e a n d F i n a n c i a l C o n t r o l P r o c e d u r e s 4 . 0 P o l i c y P r o c e d u r e s 4 . 1 A s s i g n m e n t o f a P e t t y C a s h O f f i c e r ( a ) b e a r t h e r e s p o n s i b i l i t y o f m a n a g i n g a n d c o n t r o l l i n g p e t t y c a s h ; ( b ) a c k n o w l e d g e a s s i g n m e n t b y a p p e n d i n g h i s o r h e r s i g n a t u r e a n d d a t e a s a n a c c e p t a n c e o f t h e r e s p o n s i b i l i t i e s ; ( c ) e n s u r e t h a t h e o r s h e i s f a m i l i a r w i t h a l l r e l e v a n t s t a t u t o r y r e q u i r e m e n t s a n d i n s t i t u t i o n a l r e s p o n s i b i l i t i e s a t t a c h e d t h e r e t o ; a n d ( d ) a b i d e b y t h e c o n t e n t s o f t h i s P o l i c y . 5 . 0 T h e A R G h a s t h e a u t h o r i t y t o a s s i g n p e t t y C a s h t o b e d i s b u r s e d b y t h e H e a d o f A c c o u n t U n i t t o H e a d s o f U n i t s a t t h e H e a d q u a r t e r s a n d R e g i o n a l O f f i c e s . ( a ) h e o r s h e m u s t b e r e a s o n a b l y s a t i s f i e d t h a t t h e r e a r e s o u n d c o n t r o l s w i t h i n t h o s e u n i t s o r r e g i o n a l o f f i c e s t o m a n a g e a n d c o n t r o l t h e p e t t y c a s h ; ( b ) t h e r e s p o n s i b i l i t y f o r t h e m a n a g e m e n t , s a f e k e e p i n g a n d o p e r a t i o n o f t h e p e t t y c a s h f l o a t i n t h e u n i t s o r r e g i o n a l o f f i c e s r e s t w i t h t h e H e a d o f a p a r t i c u l a r u n i t o r r e g i o n a l o f f i c e ; ( c ) t h e H e a d s o f t h e v a r i o u s u n i t s o r r e g i o n a l o f f i c e s w i t h p e t t y c a s h f l o a t m u s t a p p o i n t a d e s i g n a t e d p e t t y c a s h c u s t o d i a n w h o s h a l l b e a r t h e r e s p o n s i b i l i t i e s s e t o u t i n p a r a g r a p h s 2 . 1 ( 1 ) a b o v e ; ( e ) o f f i c i a l s w h o h a v e g a r n i s h e e o r d e r s a g a i n s t t h e i r s a l a r i e s m u s t n o t b e a p p o i n t e d a s p e t t y c a s h c u s t o d i a n s . 6 . 0 S e c t i o n 1 1 9 ( 4 ) A n i m p r e s t - h o l d e r s h a l l b e p e r s o n a l l y r e s p o n s i b l e f o r l o s s o r s h o r t a g e o f t h e i m p r e s t f u n d u n d e r h i s c o n t r o l a n d s u c h l o s s o r s h o r t a g e s h a l l b e r e c o v e r e d f r o m t h e s a l a r y o r o t h e r e m o l u m e n t s o r a n y a m o u n t d u e t o t h e o f f i c e o r r e c o v e r e d a s c i v i l d e b t d u e t o t h e G o v e r n m e n t . 7 . 0 A l l p e t t y c a s h o f f i c e r s s h a l l a d h e r e t o s e c t i o n 1 1 9 ( 4 ) o f t h e r e g u l a t i o n . 8 . 0 C u s t o d y & s a f e k e e p i n g o f p e t t y c a s h 1 . T h e c u s t o d i a n ( o r r e l i e f c u s t o d i a n i n t h e a b s e n c e o f t h e d e s i g n a t e d c u s t o d i a n ) i s s p e c i f i c a l l y r e s p o n s i b l e f o r t h e f o l l o w i n g : ( a ) P e t t y c a s h f l o a t ( i n c l u d i n g o r i g i n a l r e c e i p t s a n d v o u c h e r s ) m u s t b e k e p t s e c u r e d i n a l o c k e d c a s h b o x . ( e ) T h e c u s t o d i a n m u s t e n s u r e t h a t p e t t y c a s h i s o n l y d i s b u r s e d t o a n a u t h o r i s e d e m p l o y e e w h o p r o d u c e s a n o r i g i n a l r e q u i s i t i o n s i g n e d b y s u c h e m p l o y e e a n d t h e H e a d o f t h e r e l e v a n t u n i t a n d w h e r e p e t t y c a s h i s k e p t w i t h i n d i f f e r e n t u n i t s , s i g n e d b y t h e C h i e f A c c o u n t a n t o r d e l e g a t e d o f f i c i a l .

18. O A R G P e t t y C a s h M a n a g e m e n t P o l i c y O A R G 1 8 | 2 5 7 . S h o u l d t h e H e a d o f t h e u n i t o r d e l e g a t e d o f f i c i a l f a i l t o c o m p l y w i t h p a r a g r a p h 4 . 5 ( 1 ) a b o v e t h e n t h e f u l l a m o u n t o f p e t t y c a s h s h a l l b e d e d u c t e d f r o m h i s / h e r s a l a r y w i t h o u t a n y f u r t h e r n o t i c e . 1 9 . 0 B a l a n c i n g a n d r e c o n c i l i a t i o n o f p e t t y c a s h f l o a t 1 . T h e p e t t y c a s h c u s t o d i a n ( o r r e l i e f c u s t o d i a n ) i s r e s p o n s i b l e t o b a l a n c e a n d r e c o n c i l e t h e p e t t y c a s h r e g i s t e r a t t h e e n d o f t h e m o n t h o r w h e n t h e p e t t y c a s h r e a c h e s a m i n i m u m a m o u n t o f N L e 1 0 , 0 0 0 . 2 . T h e b a l a n c i n g a n d r e c o n c i l i a t i o n o f t h e p e t t y c a s h r e g i s t e r m u s t b e d o n e a s f o l l o w s : a . c o u n t t h e p e t t y c a s h m o n e y a t h a n d a n d c o n f i r m t h e m o n t h l y c l o s i n g b a l a n c e o f c a s h a t h a n d a s r e f l e c t e d i n t h e p e t t y c a s h r e g i s t e r ; b . a d d u p a l l t h e r e c e i p t s s u b m i t t e d a s p r o o f o f p a y m e n t a n d a g r e e t h e t o t a l t o b e r e f l e c t e d i n t h e p e t t y c a s h r e g i s t e r ; c . v e r i f y t h a t t h e t o t a l p e t t y c a s h a s a t t h e b e g i n n i n g o f t h e m o n t h p l u s r e c e i p t s l e s s p a y m e n t s f o r t h e m o n t h , e q u a l s t h e p e t t y c a s h o n h a n d a t t h e e n d o f m o n t h ; a n d d . r e c o n c i l e t h e p e t t y c a s h t o t a l o n h a n d w i t h t h e r e q u i s i t i o n f o r m s , v o u c h e r s a n d o t h e r s u p p o r t i n g d o c u m e n t a t i o n . 3 . T h e H e a d o f t h e U n i t ( o r r e l i e f c u s t o d i a n ) s h a l l e n s u r e t h a t t h e p e t t y c a s h f l o a t b a l a n c e s t o t h e c l o s i n g l e d g e r b a l a n c e . 4 . T h e H e a d o f U n i t ( o r r e l i e f c u s t o d i a n ) r e s p o n s i b l e f o r t h e r e v i e w o f t h e p e t t y c a s h f u n d s a n d p e t t y c a s h r e g i s t e r , s h a l l s i g n o f f t h e b a l a n c i n g a n d r e c o n c i l i a t i o n a s p r o o f o f t h e r e v i e w . 5 . T h e H e a d o f A c c o u n t U n i t , i n t e r n a l o r e x t e r n a l A u d i t o r s o f t h e o f f i c e o f t h e A d m i n i s t r a t o r a n d R e g i s t r a r G e n e r a l m a y a t a n y s t a g e w i t h o u t p r i o r n o t i c e , c o n d u c t a n a u d i t o f t h e p e t t y c a s h t o c o n f i r m t h e c a s h b a l a n c e . 6 . I n t e r n a l a u d i t s h o u l d m a k e s u r p r i s e i n s p e c t i o n s o f t h e p e t t y c a s h a t l e a s t o n c e p e r q u a r t e r a n d p e r f o r m t h e f o l l o w i n g p r o c e d u r e s : 7 . I n s p e c t t h e p e t t y c a s h v o u c h e r s t o e n s u r e t h a t a l l i t e m s o n t h e v o u c h e r s a r e i t e m s u s u a l l y u s e d b y t h e o f f i c e o f t h e A d m i n i s t r a t o r a n d R e g i s t r a r G e n e r a l i n t h e p e r f o r m a n c e o f d u t i e s a n d t h a t n o p u r c h a s e w a s m a d e f o r p e r s o n a l u s e . 8 . P e r f o r m a c a s h c o u n t , i n t h e p r e s e n c e o f t h e p e t t y c a s h c u s t o d i a n ( o r r e l i e f c u s t o d i a n ) a s f o l l o w s : a ) C o u n t t h e p e t t y c a s h i n t h e p e t t y c a s h b o x N L e x x x b ) A d d t h e t o t a l o f i n v o i c e s f o r t h e m o n t h N L e x x x c ) E q u a l s t h e f l o a t N L e 1 0 , 0 0 0 . 0 0

16. O A R G P e t t y C a s h M a n a g e m e n t P o l i c y O A R G 1 6 | 2 5 4 . T h e p e t t y c a s h r e g i s t e r m u s t b e b a l a n c e d i n a c c o r d a n c e w i t h p a r a g r a p h 4 a t t h e e n d o f e a c h m o n t h b y t h e p e t t y c a s h c u s t o d i a n o r r e l i e f p e t t y c a s h c u s t o d i a n . A l l p e t t y c a s h v o u c h e r s a n d r e q u i s i t i o n s m u s t b e r e c o n c i l e d t o t h e p e t t y c a s h r e g i s t e r a t t h e e n d o f e a c h m o n t h . 5 . T h e p e t t y c a s h c u s t o d i a n m u s t s i g n a n d d a t e t h e p e t t y c a s h r e g i s t e r a s e v i d e n c e t h a t i t w a s d o n e b y h i m o r h e r . 6 . A f t e r t h e b a l a n c i n g o f t h e p e t t y c a s h r e g i s t e r i t m u s t b e r e v i e w e d b y t h e H e a d o f A c c o u n t U n i t w h o m u s t t h e n a p p e n d h i s o r h e r s i g n a t u r e a n d d a t e o n t h e p e t t y c a s h r e g i s t e r a s e v i d e n c e o f r e v i e w . 1 7 . 0 R e p l e n i s h m e n t o f p e t t y c a s h 1 . F o r p u r p o s e s o f r e p l e n i s h i n g t h e p e t t y c a s h , t h e H e a d o f t h e A c c o u n t U n i t m u s t c o m p l e t e t h e “ e x p e n d i t u r e v o u c h e r ” a n d a t t a c h a l l r e q u i s i t i o n s a n d p e t t y c a s h v o u c h e r s t h e r e t o . T h e e x p e n d i t u r e v o u c h e r m u s t b e s i g n e d b y t h e H e a d o f U n i t . O P T I O N 1 a ) O n c e t h e e x p e n d i t u r e v o u c h e r h a s b e e n p r o c e s s e d a n d a p p r o v e d b y t h e A R G ; i n p l a c e o f t h e c h e q u e w h i c h i s d i s c o n t i n u e d , a j o u r n a l b y e x p e n d i t u r e w i l l b e p r o c e s s e d t o t h e p e t t y c a s h v o t e t o c o m p l e t e t h e t r a n s a c t i o n . b ) A c o p y o f t h e a p p r o v e d e x p e n d i t u r e v o u c h e r ( e x c l u d i n g a t t a c h m e n t s ) w i l l b e p r o v i d e d t o t h e H e a d o f A c c o u n t U n i t w h o w i l l d e d u c t t h e a m o u n t a s r e f l e c t e d o n t h e e x p e n d i t u r e v o u c h e r f r o m o n e d a y s t a k i n g f r o m t h e c a s h i e r ’ s d e p o s i t f o r t h e d a y . c ) T h e H e a d o f A c c o u n t U n i t w i l l p r o c e s s a j o u r n a l t o p e t t y c a s h v o t e a n d b a n k t o t h e v a l u e o f t h e v o u c h e r t o r e c o n c i l e c a s h i e r ’ s d a i l y d e p o s i t . T h e e x p e n d i t u r e v o u c h e r w i l l b e e v i d e n c e a t t a c h e d t o t h e j o u r n a l t o s u p p o r t t h e c a s h i e r s d e p o s i t f o r t h e o n e d a y . d ) T h e r e s h a l l b e n o a d v a n c e p r o v i s i o n u t i l i s i n g c a s h i e r ’ s d a i l y c a s h i n t h e e v e n t t h e p e t t y c a s h i s d e p l e t e d . O P T I O N 2 a ) ( 6 ) T h e H e a d o f A c c o u n t U n i t s h a l l s i g n t h e e x p e n d i t u r e v o u c h e r t o r e c o m e n d r e p l e n i s h m e n t t o t h e A R G . b ) ( 7 ) A b a n k t r a n s f e r p a y m e n t ( E F T ) o r c h e q u e s h a l l t h e n b e m a d e o u t t o t h e I m p r e s t B a n k A c c o u n t f o r p u r p o s e s o f r e p l e n i s h m e n t o f t h e p e t t y c a s h f l o a t . c ) ( 8 ) O n c e t h e f u n d s h a v e b e e n t r a n s f e r r e d t o t h e I m p r e s t B a n k A c c o u n t , t h e n t h e p e t t y c a s h c u s t o d i a n s h a l l t a k e t h e r e q u e s t f o r r e p l e n i s h m e n t t o t h e s e n i o r c l e r k w i t h i n A c c o u n t U n i t , w h o , a f t e r v e r i f y i n g t h a t f u n d s h a v e

13. O A R G P e t t y C a s h M a n a g e m e n t P o l i c y O A R G 1 3 | 2 5 ( f ) T h e p e t t y c a s h c u s t o d i a n s m u s t n o t p u t h e r p e r s o n a l m o n i e s o r o f a n y o t h e r e m p l o y e e ’ s m o n e y i n t h e b o x a n d t h e s a f e w h e r e p e t t y c a s h i s k e p t . 9 . 0 I f p e t t y c a s h f l o a t i s l o s t , t h e p e t t y c a s h c u s t o d i a n r e s p o n s i b l e f o r t h a t p e t t y c a s h s h a l l b e h e l d l i a b l e . 1 0 . 0 A p p r o v a l o f p e t t y c a s h f l o a t 1 . 1 0 . 1 A n a p p l i c a t i o n f o r t h e e s t a b l i s h m e n t o f a p e t t y c a s h f a c i l i t y o r t h e i n c r e a s e o f a n e x i s t i n g p e t t y c a s h f l o a t s h a l l b e m a d e b y t h e P e t t y C a s h i e r o r d e l e g a t e d o f f i c i a l t o t h e C h i e f A c c o u n t a n t f o r c o n s i d e r a t i o n a n d d e c i s i o n . 2 . 1 0 . 2 T h e P e t t y C a s h i e r o r h i s d e l e g a t e d o f f i c i a l s h a l l m o t i v a t e r e a s o n a b l e a n d v a l i d r e a s o n s f o r t h e a p p l i c a t i o n a n d a m o u n t r e q u i r e d . 3 . 1 0 . 3 T h e p e t t y c a s h f l o a t a m o u n t s h a l l b e r e v i e w e d a n n u a l l y a n d s h a l l a t n o t i m e e x c e e d a n d a m o u n t o f N L e 1 0 , 0 0 0 . 4 . 1 0 . 4 T h e u s e o f p e t t y c a s h s h a l l b e l i m i t e d t o m i n o r r e q u i r e m e n t s f o r w h i c h a s i n g l e t r a n s a c t i o n s h a l l n o t e x c e e d N L e 5 , 0 0 0 . 5 . 1 0 . T h e o f f i c e o f t h e A d m i n i s t r a t o r a n d R e g i s t r a r G e n e r a l s h a l l a t a l l t i m e s e n d e a v o u r t o a v o i d u s i n g t h e p e t t y c a s h i n i n s t a n c e s w h e r e t h e O A R G o f f i c e h a s a n a c c o u n t w i t h t h e s u p p l i e r o r c a n n e g o t i a t e o p e n i n g o f a n a c c o u n t . S u c h p u r c h a s e s s h a l l c o m p l y i n p a r t i c u l a r w i t h t h e P u b l i c P r o c u r e m e n t A c t o f 2 0 1 6 a n d P u b l i c P r o c u r e m e n t R e g u l a t i o n o f 2 0 2 0 w h i c h r e g u l a t e s t h e a c q u i s i t i o n a n d d i s p o s a l o f g o o d s a n d s e r v i c e s 1 1 . 0 A p p l i c a t i o n f o r p e t t y c a s h 1 . P e t t y c a s h c a n o n l y b e r e q u e s t e d u p o n a p p l i c a t i o n a n d b y t h e c o m p l e t i o n o f a r e q u i s i t i o n f o r m , a u t h o r i s e d a n d s i g n e d b y t h e H e a d o f t h e r e l e v a n t u n i t o r r e g i o n a l h e a d . 2 . 2 . 5 . 2 T h e r e q u i s i t i o n f o r m m u s t t h e n b e s u b m i t t e d t o t h e A R G o r h i s d e l e g a t e . I n t h e c a s e w h e r e p e t t y c a s h i s b e i n g k e p t w i t h i n d i f f e r e n t u n i t s t h e n t h e r e q u i s i t i o n m u s t b e s e n t t o t h e r e l e v a n t p e t t y c a s h c u s t o d i a n f o r a p p r o v a l a n d s i g n - o f f . 3 . P e t t y c a s h m a y n o t b e g i v e n t o t h e e m p l o y e e r e q u e s t i n g t h e p e t t y c a s h u n t i l s u c h t i m e a s t h e r e q u i s i t i o n h a s b e e n s i g n e d b y t h e r e q u e s t i n g u n i t , a n d a p p r o v e d b y t h e A R G . 4 . I n c a s e s w h e r e m i n o r e x p e n d i t u r e w a s i n c u r r e d b y e m p l o y e e s d u r i n g o f f i c i a l t r i p s e . g . p a r k i n g a n d t o l l f e e s t h e n s u c h e x p e n d i t u r e m a y b e c l a i m e d f r o m p e t t y c a s h b u t a r e q u i s i t i o n m u s t s t i l l b e c o m p l e t e d . I n t h e s e c a s e s , e m p l o y e e s m u s t f i r s t o b t a i n a p p r o v a l f r o m t h e H e a d o f h i s / h e r u n i t p r i o r t o s u c h p u r c h a s e s t a k i n g p l a c e . N o r e f u n d w i l l b e m a d e i n t h e a b s e n c e o f s u c h p r i o r a p p r o v a l . 1 2 . 0 T h e p e t t y c a s h r e q u i s i t i o n f o r m m u s t i n c l u d e :

17. O A R G P e t t y C a s h M a n a g e m e n t P o l i c y O A R G 1 7 | 2 5 b e e n t r a n s f e r r e d i n t o t h e I m p r e s t B a n k A c c o u n t , s h a l l g i v e t o t h e p e t t y c a s h c u s t o d i a n t h e a m o u n t r e q u e s t e d f o r r e p l e n i s h m e n t . d ) ( 9 ) T h e r e q u i s i t i o n d o c u m e n t a t i o n s h a l l b e f i l e d f o r p u r p o s e s o f b a l a n c i n g h i s / h e r d a i l y b a n k i n g . 2 . R e p l e n i s h m e n t o f t h e p e t t y c a s h f l o a t w i l l b e u n d e r t a k e n a f t e r t h e b a l a n c i n g a n d r e c o n c i l i a t i o n o f t h e p e t t y c a s h r e g i s t e r h a s b e e n c h e c k e d a n d a p p r o v e d b y t h e H e a d o f A c c o u n t U n i t . 3 . T h e p e t t y c a s h f l o a t s h a l l b e r e p l e n i s h e d o n a m o n t h l y b a s i s i n a c c o r d a n c e w i t h p a r a g r a p h 5 a n d n o t m o r e t h a n t w i c e i n o n e m o n t h . 1 8 . 0 G e n e r a l c o n t r o l m e a s u r e s 1 . W h e n t h e H e a d o f U n i t i s o n l e a v e a p r o p e r h a n d i n g o v e r n o t e s s h o u l d b e c o m p l e t e d w i t h t h e o u t g o i n g H e a d o f U n i t . T h e h a n d i n g n o t e s s h o u l d b e d o n e a f t e r r e c o n c i l i a t i o n a n d b a l a n c i n g o f t h e p e t t y c a s h f l o a t . T h i s p r o c e s s s h o u l d b e d o n e u n d e r t h e s u p e r v i s i o n o f t h e H e a d o f A c c o u n t a n d t h e I n t e r n a l A u d i t o r . T h e h a n d i n g - o v e r n o t e s h o u l d b e s i g n e d b y t h e O u t g o i n g H e a d o f U n i t a n d t h e I n c o m i n g t a k i n g o v e r t h e p e t t y c a s h a s w e l l a s t h e H e a d o f t h e A c c o u n t U n i t a n d t h e I n t e r n a l A u d i t o r w h o w i t n e s s e d t h e h a n d i n g - o v e r p r o c e s s . 2 . W h e n t h e p e t t y c a s h c u s t o d i a n i s o n s i c k l e a v e o r a n y u n p l a n n e d l e a v e d u e t o c i r c u m s t a n c e s t h a t a r e b e y o n d h i s o r h e r c o n t r o l a n d a p r o p e r h a n d i n g - o v e r c a n n o t b e d o n e , t h e n a k e y t o t h e s a f e a n d c a s h b o x m u s t b e c o l l e c t e d b y t h e H e a d o f A c c o u n t U n i t i f p e t t y c a s h i s u r g e n t l y r e q u i r e d . 3 . T h e A c c o u n t U n i t m u s t i n v e s t i g a t e t h e r e a s o n s f o r n o n - c o m p l i a n c e w i t h t h i s P o l i c y a n d m a k e r e c o m m e n d a t i o n s . T h i s r e c o m m e n d a t i o n w i l l b e b a s e d o n t h e w r i t t e n e x p l a n a t i o n s u b m i t t e d b y t h e e m p l o y e e w h o r e c e i v e d p e t t y c a s h . 4 . S h o u l d t h e m a t t e r r e m a i n u n r e s o l v e d b y t h e a t t e m p t s o f t h e C h i e f A c c o u n t a n t , t h e n t h e H e a d o f A c c o u n t U n i t m u s t r e f e r t h e m a t t e r t o t h e A d m i n i s t r a t o r a n d R e g i s t r a r G e n e r a l a n d a t t h i s l e v e l . T h e H e a d o f t h e u n i t i n w h i c h t h e e m p l o y e e i s e m p l o y e d w h o r e c e i v e d p e t t y c a s h m u s t b e i n v o l v e d a n d b e a s k e d t o t a k e t h e n e c e s s a r y d i s c i p l i n a r y m e a s u r e s i n t e r m s o f t h e c o d e o f c o n d u c t o f t h e o f f i c e o f t h e A d m i n i s t r a t o r a n d R e g i s t r a r G e n e r a l . 5 . S h o u l d t h e H e a d o f t h e u n i t o r r e g i o n a l h e a d w h o s e e m p l o y e e r e c e i v e d p e t t y c a s h f a i l t o r e s o l v e t h e m a t t e r w i t h i n t h a t m o n t h o n w h i c h p e t t y c a s h w a s r e c e i v e d t h e f o l l o w i n g m u s t t a k e p l a c e : 6 . T h e H e a d o f u n i t o r d e l e g a t e d o f f i c i a l w h o r e q u e s t t h e r e q u i s i t i o n s h a l l b e h e l d r e s p o n s i b l e f o r r e i m b u r s e m e n t o f p e t t y c a s h , s h o u l d p r o o f o f p u r c h a s e i n t h e f o r m o f r e c e i p t n o t b e s u b m i t t e d w i t h i n f i v e ( 5 ) d a y s o n w h i c h p e t t y c a s h w a s h a n d e d o v e r .

15. O A R G P e t t y C a s h M a n a g e m e n t P o l i c y O A R G 1 5 | 2 5 3 . T h e s t a f f r e c e i v i n g s u c h c a s h m u s t a c k n o w l e d g e r e c e i p t b y a p p e n d i n g h i s o r h e r s i g n a t u r e a n d d a t e o n t h e p e t t y c a s h v o u c h e r . 4 . T h e s t a f f w h o r e c e i v e d p e t t y c a s h m u s t s u b m i t o r i g i n a l r e c e i p t s t o t h e H e a d o f U n i t b e f o r e t h e c l o s e o f b u s i n e s s o n t h e d a t e o n w h i c h p e t t y c a s h w a s r e c e i v e d . 5 . T h e s t a f f r e c e i v i n g p e t t y c a s h i s e n t i r e l y a c c o u n t a b l e f o r t h e a m o u n t c l a i m e d i n t h e r e q u i s i t i o n . 6 . I f t h e e m p l o y e e w h o r e c e i v e d p e t t y c a s h f a i l s t o s u b m i t t h e o r i g i n a l r e c e i p t s b e f o r e t h e c l o s e o f b u s i n e s s o n t h e d a t e o f r e c e i v i n g t h e p e t t y c a s h , t h e n t h e H e a d o f U n i t m u s t f o l l o w u p t h e n e x t m o r n i n g . I f n o o r i g i n a l r e c e i p t s a r e s u b m i t t e d w i t h i n f i v e ( 5 ) d a y s , t h e m a t t e r m u s t b e r e p o r t e d t o t h e H e a d o f A c c o u n t U n i t w h o s h a l l r e f e r t h e m a t t e r t o t h e A R G . I f t h e e m p l o y e e f a i l s t o s u b m i t t h e o r i g i n a l r e c e i p t s , t h e n t h a t w i l l r e s u l t i n t h e t o t a l a m o u n t c l a i m e d b e i n g d e d u c t e d f r o m h i s o r h e r s a l a r y . 7 . I f c a s h i s a d v a n c e d w i t h o u t s u p p o r t i n g d o c u m e n t s , t h e n i t s h o u l d b e o n t h e b a s i s o f a c a s h a d v a n c e , u n d e r s i g n a t u r e o f t h e r e c e i v i n g e m p l o y e e a n d a u t h o r i z e d b y t h e A R G . S u c h c a s h a d v a n c e s s h a l l b e a c c o u n t e d f o r w i t h i n f i v e ( 5 ) w o r k i n g d a y s o f e a c h r e q u e s t . A c o n c e s s i o n w i l l b e g r a n t e d f o r h o l i d a y s o r w e e k e n d s t h a t h a v e f a l l e n b e t w e e n t h e a d v a n c e p e r i o d s . 8 . S h o u l d a p e t t y c a s h a d v a n c e n o t b e a c c o u n t e d f o r w i t h i n f i v e ( 5 ) w o r k i n g d a y s a f t e r t h e e x p i r y o f t h e p e r i o d s t i p u l a t e d i n 2 . 6 ( 7 ) a b o v e a n d n o v a l i d r e a s o n s a r e p r o v i d e d f o r s u c h f a i l u r e t o a c c o u n t , t h e n t h e p e t t y c a s h c u s t o d i a n s h a l l i m m e d i a t e l y i n s t r u c t t h e p a y r o l l s y s t e m t o w i t h d r a w t h e a m o u n t f r o m t h e e m p l o y e e ’ s s a l a r y . 9 . T h e p e t t y c a s h c u s t o d i a n m u s t r e g u l a r l y p u r s u e o u t s t a n d i n g a d v a n c e s a n d l o n g o u t s t a n d i n g a d v a n c e s m u s t b e b r o u g h t t o t h e a t t e n t i o n o f t h e H e a d o f A c c o u n t U n i t w h o m u s t t a k e t h e a p p r o p r i a t e a c t i o n t o e n s u r e t h a t t h e a m o u n t a d v a n c e d h a s b e e n p r o p e r l y s p e n t a n d p r o o f o f t h e e x p e n d i t u r e i s s u b m i t t e d , a n d i f n e c e s s a r y , t h a t t h e a b o v e r e c o v e r y p r o c e d u r e i s i n s t i t u t e d . 1 6 . 0 R e c o r d i n g o f p e t t y c a s h 1 . T h e p e t t y H e a d o f U n i t m u s t r e c o r d i n t h e p e t t y c a s h r e g i s t e r t h e r e c o r d s o f e a c h p e t t y c a s h r e q u e s t w i t h t h e f o l l o w i n g i n f o r m a t i o n : t h e d a t e o f t h e p e t t y c a s h v o u c h e r , r e q u i s i t i o n n u m b e r , p e t t y c a s h v o u c h e r n u m b e r , d e s c r i p t i o n o f w h a t t h e p e t t y c a s h i s r e q u i r e d f o r a n d t h e a m o u n t r e q u e s t e d . T h e p e t t y c a s h r e g i s t e r m u s t b e n u m b e r e d t h r o u g h o u t c o n s e c u t i v e l y f o r c o n t r o l p u r p o s e s . 2 . T h e e x p e n d i t u r e i n r e s p e c t o f t h e p e t t y c a s h r e q u e s t e d w i l l b e d e b i t e d a g a i n s t t h e v o t e o f t h e u n i t t h a t r e q u e s t e d c a s h . 3 . A l l e n t r i e s o n t h e r e q u i s i t i o n , p e t t y c a s h v o u c h e r , e x p e n d i t u r e v o u c h e r a n d p e t t y c a s h r e g i s t e r m u s t b e r e c o r d e d i n i n k a n d n o c o r r e c t i n g f l u i d o r t i p - e x m u s t b e u s e d .