1. A s s e t s M a n a g e m e n t P o l i c y O A R G O A R G 1 o f 3 1

17. A s s e t s M a n a g e m e n t P o l i c y O A R G O A R G 1 7 o f 3 1

23. A s s e t s M a n a g e m e n t P o l i c y O A R G O A R G 2 3 o f 3 1

31. A s s e t s M a n a g e m e n t P o l i c y O A R G O A R G 3 1 o f 3 1

21. A s s e t s M a n a g e m e n t P o l i c y O A R G O A R G 2 1 o f 3 1 S F - 4 : F I X E D A S S E T R E G I S T E R T E M P L A T E F i x e d A s s e t R e g i s t e r A s s e t C o d e A s s e t D e s c r i p t i o n C a t e g o r y S e r i a l N o . D a t e A c q u i r e d S u p p l i e r C o s t L o c a t i o n C u s t o d i a n C o n d i t i o n R e m a r k s

29. A s s e t s M a n a g e m e n t P o l i c y O A R G O A R G 2 9 o f 3 1 S F - 1 1 : I C T A S S E T R E G I S T E R T E M P L A T E I C T A s s e t R e g i s t e r A s s e t C o d e A s s e t T y p e B r a n d / M o d e l S e r i a l N o . S p e c i f i c a t i o n U s e r A s s i g n e d L o c a t i o n D a t e I s s u e d C o n d i t i o n R e m a r k s

28. A s s e t s M a n a g e m e n t P o l i c y O A R G O A R G 2 8 o f 3 1 S F - 1 0 : A N N U A L P H Y S I C A L V E R I F I C A T I O N F O R M A n n u a l P h y s i c a l V e r i f i c a t i o n F o r m A s s e t C o d e D e s c r i p t i o n S e r i a l N o . L o c a t i o n C u s t o d i a n C o n d i t i o n V e r i f i e d ( Y e s / N o ) V a r i a n c e F o u n d R e m a r k s V e r i f i e d B y D a t e

22. A s s e t s M a n a g e m e n t P o l i c y O A R G O A R G 2 2 o f 3 1 S F - 5 : S T O C K L E D G E R T E M P L A T E S t o r e L e d g e r I t e m C o d e I t e m D e s c r i p t i o n O p e n i n g B a l a n c e Q u a n t i t y R e c e i v e d Q u a n t i t y I s s u e d C l o s i n g B a l a n c e U n i t C o s t D a t e I s s u e d T o R e c e i v e d F r o m R e m a r k s

30. A s s e t s M a n a g e m e n t P o l i c y O A R G O A R G 3 0 o f 3 1 S F - 1 2 : V E H I C L E L O G B O O K T E M P L A T E V e h i c l e L o g b o o k V e h i c l e R e g i s t r a t i o n N u m b e r : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ M a k e / M o d e l : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ A s s i g n e d D r i v e r : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ D a t e O p e n i n g O d o m e t e r C l o s i n g O d o m e t e r K M C o v e r e d P u r p o s e o f T r i p D e s t i n a t i o n F u e l I s s u e d ( L i t r e s ) O f f i c e r A u t h o r i s i n g D r i v e r S i g n a t u r e

19. A s s e t s M a n a g e m e n t P o l i c y O A R G O A R G 1 9 o f 3 1 S F - 2 : S T O R E S I S S U E V O U C H E R S t o r e s I s s u e V o u c h e r I t e m D e s c r i p t i o n Q u a n t i t y I s s u e d U n i t C o s t T o t a l C o s t I s s u e d B y R e c e i v e d B y D a t e 1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 0 1 1 1 2 1 3 A u t h o r i z e d b y : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ D a t e : _ _ _ _ _ _ _ _ S t o r e L e d g e r U p d a t e d B y : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _

25. A s s e t s M a n a g e m e n t P o l i c y O A R G O A R G 2 5 o f 3 1 S F - 7 : A S S E T M O V E M E N T A U T H O R I Z A T I O N F O R M A s s e t M o v e m e n t A u t h o r i z a t i o n A s s e t D e s c r i p t i o n : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ A s s e t C o d e / S e r i a l N u m b e r : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ C u r r e n t L o c a t i o n : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ N e w L o c a t i o n : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ R e a s o n f o r M o v e m e n t : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ R e q u e s t e d B y : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ D a t e : _ _ _ _ _ _ _ _ A p p r o v e d B y ( A R G / D e p u t y ) : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ R e l e a s e d B y ( S t o r e s / I C T ) : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ R e c e i v e d A t N e w L o c a t i o n B y : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _

26. A s s e t s M a n a g e m e n t P o l i c y O A R G O A R G 2 6 o f 3 1 S F - 8 : A S S E T D I S P O S A L R E Q U E S T F O R M A s s e t D i s p o s a l R e q u e s t A s s e t D e s c r i p t i o n : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ S e r i a l / C o d e N o . : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ D a t e A c q u i r e d : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ O r i g i n a l C o s t : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ C u r r e n t C o n d i t i o n : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ R e a s o n f o r D i s p o s a l : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ R e q u e s t e d B y : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ D a t e : _ _ _ _ _ _ _ _ R e c o m m e n d e d B y ( H e a d o f U n i t ) : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ A p p r o v e d B y ( A R G / D e p u t y ) : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _

24. A s s e t s M a n a g e m e n t P o l i c y O A R G O A R G 2 4 o f 3 1 S F - 6 : L O S S / D A M A G E / I N C I D E N T R E P O R T F O R M L o s s / D a m a g e / I n c i d e n t R e p o r t D a t e o f I n c i d e n t : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ T i m e : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ L o c a t i o n : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ T y p e o f I n c i d e n t : L o s s / D a m a g e / T h e f t / O t h e r A s s e t / I t e m A f f e c t e d : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ D e s c r i p t i o n o f I n c i d e n t : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ C a u s e ( i f k n o w n ) : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ P e r s o n s I n v o l v e d : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ I m m e d i a t e A c t i o n T a k e n : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ R e p o r t e d B y : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ D a t e : _ _ _ _ _ _ _ _ R e c e i v e d B y ( A d m i n / S t o r e s ) : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ M a n a g e m e n t A c t i o n / R e c o m m e n d a t i o n :

27. A s s e t s M a n a g e m e n t P o l i c y O A R G O A R G 2 7 o f 3 1 S F - 9 : A S S E T D I S P O S A L C E R T I F I C A T E A s s e t D i s p o s a l C e r t i f i c a t e T h i s i s t o c e r t i f y t h a t t h e f o l l o w i n g a s s e t h a s b e e n d i s p o s e d o f i n a c c o r d a n c e w i t h a p p r o v e d p r o c e d u r e s : A s s e t D e s c r i p t i o n : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ A s s e t C o d e / S e r i a l N o . : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ D i s p o s a l M e t h o d : S a l e / D o n a t i o n / D e s t r u c t i o n / A u c t i o n D a t e o f D i s p o s a l : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ W i t n e s s e d B y : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ S t o r e s / P r o c u r e m e n t O f f i c e r : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ A d m i n R e p r e s e n t a t i v e : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ A u d i t R e p r e s e n t a t i v e : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _

18. A s s e t s M a n a g e m e n t P o l i c y O A R G O A R G 1 8 o f 3 1 S F - 1 : S T O R E S R E Q U I S I T I O N F O R M S t o r e s R e q u i s i t i o n F o r m I t e m D e s c r i p t i o n Q u a n t i t y R e q u e s t e d P u r p o s e / J u s t i f i c a t i o n R e q u e s t e d B y S i g n a t u r e D a t e 1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 0 1 1 1 2 1 3 1 4 1 5 1 6 R e c o m m e n d e d b y ( S u p e r v i s o r ) : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ D a t e : _ _ _ _ _ _ _ _ A p p r o v e d b y ( A R G / D e p u t y ) : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ - _ _ _ _ _ _ D a t e : _ _ _ _ _ _ _ _ I s s u e d b y ( S t o r e s O f f i c e r ) : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ D a t e : _ _ _ _ _ _ _ _ R e c e i v e d b y ( R e q u e s t o r ) : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ D a t e : _ _ _ _ _ _ _ _

20. A s s e t s M a n a g e m e n t P o l i c y O A R G O A R G 2 0 o f 3 1 S F - 3 : A S S E T A L L O C A T I O N F O R M A s s e t A l l o c a t i o n F o r m E m p l o y e e N a m e : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ P o s i t i o n : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ D e p a r t m e n t : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ A s s e t A s s i g n e d : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ A s s e t D e s c r i p t i o n : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ S e r i a l / A s s e t T a g N o . : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ C o n d i t i o n a t A l l o c a t i o n : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ D a t e I s s u e d : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ E m p l o y e e A c k n o w l e d g e m e n t : I a c k n o w l e d g e r e c e i p t o f t h e a b o v e - l i s t e d a s s e t a n d a c c e p t r e s p o n s i b i l i t y f o r i t s p r o p e r u s e a n d c u s t o d y . E m p l o y e e S i g n a t u r e : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ D a t e : _ _ _ _ _ _ _ _ I s s u e d B y ( S t o r e s / P r o c u r e m e n t ) : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ A p p r o v e d B y ( A d m i n / H O D ) : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _

16. A s s e t s M a n a g e m e n t P o l i c y O A R G O A R G 1 6 o f 3 1 A N N E X 5 : D i s p o s a l M e t h o d s & T h r e s h o l d s  A u c t i o n : i t e m s g r e a t e r t h a n L e 5 , 0 0 0  T e n d e r : h i g h - v a l u e a s s e t s a b o v e t h r e s h o l d  C o n d e m n a t i o n : b r o k e n / n o n - f u n c t i o n a l a s s e t s  T r a n s f e r : b e t w e e n M D A s w i t h M o F a p p r o v a l S T A N D A R D F O R M S S F - 1 : S T O R E S R E Q U I S I T I O N F O R M S F - 2 : S T O R E S I S S U E V O U C H E R S F - 3 : A S S E T A L L O C A T I O N F O R M S F - 4 : F I X E D A S S E T R E G I S T E R T E M P L A T E S F - 5 : S T O C K L E D G E R T E M P L A T E S F - 6 : L O S S / D A M A G E / I N C I D E N T R E P O R T F O R M S F - 7 : A S S E T M O V E M E N T A U T H O R I Z A T I O N F O R M S F - 8 : A S S E T D I S P O S A L R E Q U E S T F O R M S F - 9 : A S S E T D I S P O S A L C E R T I F I C A T E S F - 1 0 : A N N U A L P H Y S I C A L V E R I F I C A T I O N F O R M S F - 1 1 : I C T A S S E T R E G I S T E R T E M P L A T E S F - 1 2 : V E H I C L E L O G B O O K T E M P L A T E

2. A s s e t s M a n a g e m e n t P o l i c y O A R G O A R G 2 o f 3 1 D I S C L A I M E R T h i s I n t e r n a l A s s e t s M a n a g e m e n t P o l i c y i s a n i n t e r n a l a d m i n i s t r a t i v e g u i d e l i n e o f t h e O f f i c e o f t h e A d m i n i s t r a t o r a n d R e g i s t r a r - G e n e r a l ( O A R G ) . I t i s i n t e n d e d s o l e l y f o r u s e b y O A R G m a n a g e m e n t , s t a f f , a n d a u t h o r i z e d g o v e r n m e n t o v e r s i g h t i n s t i t u t i o n s . T h e p o l i c y d o e s n o t r e p l a c e , s u p e r s e d e , o r a m e n d a n y n a t i o n a l l a w s , r e g u l a t i o n s , o r d i r e c t i v e s i s s u e d b y t h e G o v e r n m e n t o f S i e r r a L e o n e . W h e r e p r o v i s i o n s o f t h i s d o c u m e n t c o n f l i c t w i t h n a t i o n a l l e g i s l a t i o n , t h e l a t t e r s h a l l p r e v a i l . T h e O A R G r e s e r v e s t h e r i g h t t o m o d i f y , u p d a t e , o r r e v i s e t h i s p o l i c y a t a n y t i m e i n r e s p o n s e t o l e g a l , o p e r a t i o n a l , o r a d m i n i s t r a t i v e r e q u i r e m e n t s . U n a u t h o r i z e d r e p r o d u c t i o n , d i s t r i b u t i o n , o r u s e o f t h i s d o c u m e n t i s p r o h i b i t e d . W r i t t e n b y : O A R G I n t e r n a l P o l i c y D r a f t i n g C o m m i t t e e A C C P o l i c y a n d E t h i c s U n i t

4. A s s e t s M a n a g e m e n t P o l i c y O A R G O A R G 4 o f 3 1 A p p e n d i x A : D i s c l a i m e r A p p e n d i x B : A b b r e v i a t i o n s A b b r e v i a t i o n s A C C - A n t i - C o r r u p t i o n C o m m i s s i o n A G D - A c c o u n t a n t G e n e r a l ’ s D e p a r t m e n t A M C - A s s e t M a n a g e m e n t C o m m i t t e e A R I - A s s e t R e g i s t e r I n v e n t o r y A R G - A d m i n i s t r a t o r a n d R e g i s t r a r - G e n e r a l C I V R E G - C i v i l R e g i s t r a t i o n F A R - F i x e d A s s e t R e g i s t e r G O S L – G o v e r n m e n t o f S i e r r a L e o n e D N - D e l i v e r y N o t e s H R - H u m a n R e s o u r c e I C T - I n f o r m a t i o n a n d C o m m u n i c a t i o n T e c h n o l o g y I P - I n t e l l e c t u a l P r o p e r t y M D A - M i n i s t r i e s , D e p a r t m e n t s , a n d A g e n c i e s M O F - M i n i s t r y o f F i n a n c e O A R G - O f f i c e o f t h e A d m i n i s t r a t o r a n d R e g i s t r a r - G e n e r a l P F M - P u b l i c F i n a n c i a l M a n a g e m e n t P P A - P u b l i c P r o c u r e m e n t A c t P P R - P u b l i c P r o c u r e m e n t R e g u l a t i o n s S O P - S t a n d a r d O p e r a t i n g P r o c e d u r e S R F - S t o r e s R e q u i s i t i o n F o r m T O R - T e r m s o f R e f e r e n c e V f M - V a l u e f o r M o n e y

14. A s s e t s M a n a g e m e n t P o l i c y O A R G O A R G 1 4 o f 3 1 P e r m i s s i b l e m e t h o d s i n c l u d e : 1 . P u b l i c a u c t i o n 2 . P u b l i c t e n d e r 3 . T r a n s f e r t o o t h e r M D A s 4 . D u m p i n g D i s p o s a l m u s t b e a p p r o v e d b y : 1 . A s s e t M a n a g e m e n t C o m m i t t e e 2 . A d m i n i s t r a t o r & R e g i s t r a r - G e n e r a l 3 . O t h e r M D A s ( w h e r e r e q u i r e d ) 4 . A s s e t C o m m i s s i o n ( f o r c e r t a i n c a t e g o r i e s ) 1 4 . 0 R E P O R T I N G A N D A U D I T S 1 4 . 1 R e g u l a r R e p o r t s 1 . Q u a r t e r l y A s s e t S t a t u s R e p o r t s ( A c c o u n t s & S t o r e s ) 2 . A n n u a l C o m p r e h e n s i v e A s s e t R e g i s t e r 3 . I C T A s s e t R e g i s t e r u p d a t e s 1 4 . 2 A u d i t s 1 . I n t e r n a l A u d i t - q u a r t e r l y 2 . E x t e r n a l A u d i t - a n n u a l 3 . S p o t c h e c k s - a n y t i m e o r c o n d u c t r o u t i n e a c t i v i t i e s . 1 5 . 0 C O M P L I A N C E A N D S A N C T I O N S S t a f f f o u n d i n v i o l a t i o n o f t h i s p o l i c y m a y f a c e :  W r i t t e n w a r n i n g s  S u r c h a r g e s  S u s p e n s i o n  A d m i n i s t r a t i v e d i s c i p l i n a r y a c t i o n s u n d e r t h e C i v i l S e r v i c e C o d e a n d r u l e s  L e g a l a c t i o n u n d e r n a t i o n a l l a w s 1 6 . 0 P O L I C Y R E V I E W T h i s p o l i c y s h a l l b e r e v i e w e d e v e r y t w o y e a r s o r s o o n e r i f l a w s c h a n g e o r o p e r a t i o n a l n e e d s r e q u i r e u p d a t e s . 1 7 . 0 E F F E C T I V E D A T E

7. A s s e t s M a n a g e m e n t P o l i c y O A R G O A R G 7 o f 3 1 1 . 0 I n t r o d u c t i o n T h e O f f i c e o f t h e A d m i n i s t r a t o r a n d R e g i s t r a r - G e n e r a l ( O A R G ) i s e n t r u s t e d w i t h s i g n i f i c a n t p u b l i c a s s e t s e s s e n t i a l f o r t h e d e l i v e r y o f i t s s t a t u t o r y s e r v i c e s , i n c l u d i n g c i v i l r e g i s t r a t i o n , l a n d r e g i s t r a t i o n , i n t e l l e c t u a l p r o p e r t y a d m i n i s t r a t i o n , e s t a t e a d m i n i s t r a t i o n , a n d g e n e r a l l e g a l a d m i n i s t r a t i o n . T h i s I n t e r n a l A s s e t s M a n a g e m e n t P o l i c y p r o v i d e s t h e f r a m e w o r k f o r t h e p r o p e r a c q u i s i t i o n , u s e , m a i n t e n a n c e , s a f e g u a r d i n g , t r a n s f e r , a n d d i s p o s a l o f a l l a s s e t s w i t h i n O A R G H e a d q u a r t e r s a n d a l l U n i t s / D i v i s i o n s , i n c l u d i n g : 1 . M a r r i a g e U n i t 2 . L e g a l U n i t 3 . P r o c u r e m e n t U n i t 4 . A c c o u n t s U n i t 5 . I C T U n i t 6 . I n t e l l e c t u a l P r o p e r t y U n i t 7 . C o n v e y a n c e U n i t 8 . A d m i n i s t r a t o r & R e g i s t r a r - G e n e r a l ’ s O f f i c e 9 . D e p u t y A d m i n i s t r a t o r & R e g i s t r a r - G e n e r a l ’ s O f f i c e 1 0 . I n t e r n a l A u d i t U n i t 1 1 . S t o r e s U n i t 1 2 . A r c h i v e s / R e c o r d s U n i t 1 3 . E s t a t e A d m i n i s t r a t i o n U n i t 1 4 . M o t o r & T r a n s p o r t U n i t 1 5 . A n y a d d i t i o n a l n e w U n i t e s t a b l i s h e d T h e p o l i c y e n s u r e s f u l l c o m p l i a n c e w i t h n a t i o n a l l a w s , p r o m o t e s t r a n s p a r e n c y a n d a c c o u n t a b i l i t y , a n d e n h a n c e s s e r v i c e d e l i v e r y .

15. A s s e t s M a n a g e m e n t P o l i c y O A R G O A R G 1 5 o f 3 1 T h i s p o l i c y b e c o m e s e f f e c t i v e o n _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ M a r t i n a B . E g b e n d a E S Q A d m i n i s t r a t o r , a n d R e g i s t r a r - G e n e r a l ( A R G ) D a t e : ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... . . A N N E X E S A N N E X 1 : A s s e t C l a s s i f i c a t i o n G u i d e 1 . C l a s s A : B u i l d i n g s , v e h i c l e s , g e n e r a t o r s , s e r v e r s . 2 . C l a s s B : C o m p u t e r s , p r i n t e r s , p h o t o c o p i e r s , s c a n n e r s , U P S . 3 . C l a s s C : F u r n i t u r e , f i l i n g c a b i n e t s , o f f i c e e q u i p m e n t . 4 . C l a s s D : S o f t w a r e l i c e n c e s , d a t a b a s e s , s y s t e m s . 5 . C l a s s E : C o n s u m a b l e s — s t a t i o n e r y , f o r m s , m a r r i a g e b o o k s A N N E X 2 : F i x e d A s s e t T a g g i n g S t a n d a r d s 1 . B a r c o d e / Q R c o d e w i t h u n i q u e a s s e t I D . 2 . A s s e t c o d e f o r m a t : O A R G / U N I T / C L A S S / Y E A R / N U M B E R 3 . T a g l o c a t i o n : u p p e r - r i g h t f r o n t o r m o s t v i s i b l e s u r f a c e . 4 . N o a s s e t m a y r e m a i n u n t a g g e d . A N N E X 3 : S t o c k M a n a g e m e n t P r o c e d u r e s 1 . G R N i s s u e d f o r e v e r y r e c e i p t . 2 . N o i s s u a n c e w i t h o u t S t o r e s R e q u i s i t i o n F o r m . 3 . O b s o l e t e s t o c k i d e n t i f i e d q u a r t e r l y . 4 . S t o r e s l e d g e r r e c o n c i l e d m o n t h l y w i t h A c c o u n t s . A N N E X 4 : I n t e r n a l C o n t r o l M a t r i x A r e a C o n t r o l R e s p o n s i b l e R e c e i p t D N v a l i d a t i o n S t o r e s + P r o c u r e m e n t T a g g i n g Q u a r t e r l y S t o r e s + A c c o u n t s M o v e m e n t P r e - a p p r o v a l A M C + D e p u t y A R G S t o c k Q u a r t e r l y c o u n t s S t o r e s + A u d i t D i s p o s a l A M C r e c o m m e n d a t i o n A R G

12. A s s e t s M a n a g e m e n t P o l i c y O A R G O A R G 1 2 o f 3 1 8 . 1 R e c e i p t o f S t o r e s  A l l g o o d s m u s t p a s s t h r o u g h t h e S t o r e s U n i t .  V e r i f i c a t i o n i n c l u d e s q u a n t i t y , q u a l i t y , a n d L o c a l P u r c h a s e o r d e r ( L P O ) s p e c i f i c a t i o n s . 8 . 2 S t o c k M a n a g e m e n t 1 . S t o r e l e d g e r s m u s t b e u p d a t e d i m m e d i a t e l y . 2 . M o n t h l y s t o r e r e p o r t s a r e m a n d a t o r y . 3 . S t o c k - t a k i n g : a ) Q u a r t e r l y ( I n t e r n a l ) b ) A n n u a l ( E x t e r n a l a n d I n t e r n a l A u d i t ) 8 . 3 I s s u a n c e o f S t o r e s  B a s e d o n a p p r o v e d S t o r e s R e q u i s i t i o n F o r m .  I s s u a n c e m u s t b e r e c o r d e d i n s t o c k c a r d s a n d r e g i s t e r s . 8 . 4 M a n a g e m e n t o f S e n s i t i v e D o c u m e n t s I n c l u d e s : 1 . M a r r i a g e c e r t i f i c a t e s 2 . L a n d r e g i s t e r s 3 . I P c e r t i f i c a t e s 4 . R e c e i p t s a n d o f f i c i a l s t a m p s T h e s e m u s t b e s e c u r e l y s t o r e d a n d i s s u e d u n d e r s t r i c t c o n t r o l s . 9 . 0 S p e c i a l i z e d A s s e t s M a n a g e m e n t 9 . 1 I C T A s s e t s 1 . I n s t a l l a t i o n , u p g r a d e s , c o n f i g u r a t i o n d o n e o n l y b y I C T U n i t . 2 . U n a u t h o r i z e d s o f t w a r e i n s t a l l a t i o n s a r e p r o h i b i t e d . 3 . I C T U n i t m a i n t a i n s a d i g i t a l I T A s s e t R e g i s t e r . 9 . 2 M o t o r V e h i c l e s 1 . M a n a g e d b y T r a n s p o r t O f f i c e r ( i f a p p l i c a b l e ) . 2 . L o g b o o k s m a n d a t o r y f o r a l l u s e . 3 . D r i v e r s m u s t r e p o r t f a u l t s i m m e d i a t e l y . 9 . 3 A r c h i v a l a n d L e g a l R e c o r d s

11. A s s e t s M a n a g e m e n t P o l i c y O A R G O A R G 1 1 o f 3 1 3 . I n v e s t i g a t e s l o s s e s o r d i s c r e p a n c i e s . 7 . 0 A S S E T L I F E C Y C L E M A N A G E M E N T 7 . 1 A s s e t P l a n n i n g a n d B u d g e t i n g 1 . A n n u a l a s s e t n e e d s a s s e s s m e n t s c o n d u c t e d b y U n i t s . 2 . A s s e t M a n a g e m e n t C o m m i t t e e c o n s o l i d a t e s r e q u i r e m e n t s . 3 . A l i g n a c q u i s i t i o n s w i t h O A R G s t r a t e g i c a n d o p e r a t i o n a l p l a n s . 7 . 2 A s s e t A c q u i s i t i o n A l l a c q u i s i t i o n s m u s t f o l l o w t h e P u b l i c P r o c u r e m e n t A c t 2 0 1 6 . S t e p s i n c l u d e : 1 . A p p r o v e d r e q u i s i t i o n f r o m U n i t 2 . P r o c u r e m e n t p r o c e s s 3 . D e l i v e r y v e r i f i c a t i o n b y : a ) S t o r e s b ) P r o c u r e m e n t c ) U s e r U n i t d ) I n t e r n a l A u d i t ( w h e r e n e c e s s a r y ) 4 . D o c u m e n t a t i o n o f D e l i v e r y N o t e s 5 . A s s e t c o d i n g 6 . E n t r y i n t o F i x e d A s s e t R e g i s t e r 7 . 3 A s s e t T a g g i n g / c o d i n g 1 . A l l f i x e d a s s e t s m u s t b e c o d e d q u a r t e r l y w h e n r e c e i p t . 2 . T a g s i n c l u d e a s s e t c o d e , c a t e g o r y , l o c a t i o n , a n d y e a r . 7 . 4 D i s t r i b u t i o n a n d A l l o c a t i o n 1 . U n i t s r e c e i v e a s s e t s o n l y u p o n s i g n i n g A s s e t A l l o c a t i o n F o r m . 2 . N o a s s e t s h a l l b e m o v e d w i t h o u t o f f i c i a l a u t h o r i z a t i o n . 7 . 5 A s s e t U s a g e 1 . A s s e t s m u s t o n l y b e u s e d f o r o f f i c i a l O A R G b u s i n e s s . 2 . P e r s o n a l u s e i s p r o h i b i t e d . 3 . D a m a g e d u e t o n e g l i g e n c e m a y r e s u l t i n a d m i n i s t r a t i v e s a n c t i o n s . 8 . 0 S T O R E S & I N V E N T O R Y M A N A G E M E N T P O L I C Y

9. A s s e t s M a n a g e m e n t P o l i c y O A R G O A R G 9 o f 3 1 1 . F i x e d A s s e t s : b u i l d i n g s , l a n d , O f f i c e F u r n i t u r e , G e n e r a t o r s , V e h i c l e s , O f f i c e E q u i p m e n t , I C T , e t c . 2 . M o v a b l e A s s e t s : o f f i c e t o o l s , m o b i l e d e v i c e s , s c a n n e r s , c a m e r a s , U P S , e t c . 3 . I n t a n g i b l e A s s e t s : s o f t w a r e l i c e n c e s , d a t a b a s e s , t r a d e m a r k s , c o p y r i g h t s , I T s y s t e m s . 4 . S t o r e I t e m s : s t a t i o n e r y , c o n s u m a b l e s , p r i n t i n g m a t e r i a l s , m a r r i a g e b o o k s , r e g i s t e r s , c e r t i f i c a t e s . 5 . S p e c i a l i z e d A s s e t s : a r c h i v a l r e c o r d s , l e g a l i n s t r u m e n t s , s e a l e d d o c u m e n t s . 5 . 0 G U I D I N G P R I N C I P L E S T h e O A R G s h a l l m a n a g e a l l a s s e t s i n a c c o r d a n c e w i t h t h e f o l l o w i n g p r i n c i p l e s : 1 . T r a n s p a r e n c y & A c c o u n t a b i l i t y 2 . V a l u e f o r M o n e y ( V f M ) 3 . P r o p e r D o c u m e n t a t i o n & T r a c e a b i l i t y 4 . C o m p l i a n c e w i t h L a w s & R e g u l a t i o n s 5 . S a f e g u a r d i n g P u b l i c R e s o u r c e s 6 . E f f i c i e n c y & C o s t - E f f e c t i v e n e s s 7 . S e g r e g a t i o n o f D u t i e s 8 . T i m e l y R e p o r t i n g 6 . 0 R O L E S A N D R E S P O N S I B I L I T I E S 6 . 1 A d m i n i s t r a t o r & R e g i s t r a r - G e n e r a l 1 . O v e r a l l a u t h o r i t y f o r O A R G a s s e t m a n a g e m e n t . 2 . A p p r o v e s a s s e t a c q u i s i t i o n s , d i s p o s a l s , t r a n s f e r s , a n d w r i t e - o f f s . 3 . E n s u r e s c o m p l i a n c e w i t h n a t i o n a l a s s e t l a w s a n d a u d i t r e q u i r e m e n t s . 6 . 2 D e p u t y A d m i n i s t r a t o r & R e g i s t r a r - G e n e r a l 1 . S u p p o r t s o v e r s i g h t a n d c o o r d i n a t i o n a c r o s s u n i t s . 2 . E n s u r e s i n t e r n a l c o n t r o l s a r e a d h e r e d t o . 6 . 3 ( a ) A s s e t M a n a g e m e n t C o m m i t t e e ( A M C ) E s t a b l i s h a n A M C c o n s i s t i n g o f : 1 . T h e D e p u t y A R G 2 . P r o c u r e m e n t O f f i c e r 3 . I n t e r n a l A u d i t o r 4 . S t o r e s O f f i c e r 5 . I C T H e a d

13. A s s e t s M a n a g e m e n t P o l i c y O A R G O A R G 1 3 o f 3 1 1 . T h e A r c h i v e s U n i t m u s t p r e s e r v e r e c o r d s i n a c c o r d a n c e w i t h n a t i o n a l d a t a a n d a r c h i v a l s t a n d a r d s . 2 . N o r e c o r d s h a l l b e d e s t r o y e d w i t h o u t f o l l o w i n g a r c h i v a l d i s p o s a l p r o c e d u r e s . 3 . U n a u t h o r i z e d a c c e s s t o t h e a c h i e v e s 1 0 . 0 A S S E T M A I N T E N A N C E 1 0 . 1 P r e v e n t i v e M a i n t e n a n c e 1 . A n n u a l m a i n t e n a n c e s c h e d u l e f o r a l l e q u i p m e n t ( g e n e r a t o r s , A C s , v e h i c l e s , e t c . ) a s a n d w h e n r e q u i r e d . 2 . I C T U n i t m a i n t a i n s s e r v i c e a g r e e m e n t s f o r I T a s s e t s . 1 0 . 2 C o r r e c t i v e M a i n t e n a n c e 1 . A l l f a u l t s m u s t b e r e p o r t e d i m m e d i a t e l y u s i n g I n c i d e n t / D a m a g e R e p o r t F o r m . 2 . R e p a i r s m u s t b e d o c u m e n t e d . 1 1 . 0 T R A N S F E R A N D M O V E M E N T O F A S S E T S 1 . A l l i n t e r n a l t r a n s f e r s r e q u i r e A M C R e c o m m e n d a t i o n s a n d A R G a p p r o v a l . 2 . A s s e t M o v e m e n t F o r m m u s t b e c o m p l e t e d . 3 . A c c o u n t s a n d S t o r e s m u s t u p d a t e t h e i r r e g i s t e r s . 1 2 . 0 L O S S , T H E F T , A N D D A M A G E P R O C E D U R E S I f a n a s s e t i s l o s t , s t o l e n , o r d a m a g e d : 1 . I m m e d i a t e r e p o r t t o U n i t H e a d 2 . C o m p l e t i o n o f L o s s / D a m a g e I n c i d e n t F o r m 3 . I n t e r n a l A u d i t i n v e s t i g a t i o n 4 . R e p o r t s u b m i t t e d t o A d m i n i s t r a t o r & R e g i s t r a r - G e n e r a l 5 . P o s s i b l e s u r c h a r g e o r d i s c i p l i n a r y a c t i o n s 6 . P o l i c e r e p o r t ( f o r t h e f t ) 7 . W r i t e - o f f o n l y a f t e r A M C & M i n i s t r y o f F i n a n c e a p p r o v a l 1 3 . 0 A s s e t D i s p o s a l A n d W r i t e - O f f D i s p o s a l s h a l l f o l l o w t h e A s s e t C o m m i s s i o n A c t a n d G o v e r n m e n t o f S i e r r a L e o n e g u i d e l i n e s .

8. A s s e t s M a n a g e m e n t P o l i c y O A R G O A R G 8 o f 3 1 2 . 0 L E G A L A N D P O L I C Y F R A M E W O R K T h i s p o l i c y d r a w s a u t h o r i t y a n d o p e r a t i o n a l g u i d a n c e f r o m : 1 . T h e A s s e t C o m m i s s i o n A c t o f S i e r r a L e o n e 1 9 9 0 2 . P u b l i c P r o c u r e m e n t A c t 2 0 1 8 a n d R e g u l a t i o n s 2 0 2 0 3 . P u b l i c F i n a n c i a l M a n a g e m e n t A c t , 2 0 1 6 4 . M i n i s t r y o f F i n a n c e S t o r e s & I n v e n t o r y M a n a g e m e n t O p e r a t i o n s G u i d e ( 2 0 2 2 ) 5 . S t o r e s a n d I n v e n t o r y M a n a g e m e n t F r a m e w o r k & P o l i c y D o c u m e n t ( 2 0 2 2 ) 6 . P o l i c y , R e g u l a t o r y & O p e r a t i o n a l F r a m e w o r k f o r N a t i o n a l F i x e d A s s e t s M a n a g e m e n t ( 2 0 2 2 ) 7 . A n y r e l a t e d c i r c u l a r s , r e g u l a t i o n s , a n d d i r e c t i v e s i s s u e d b y t h e G o v e r n m e n t o f S i e r r a L e o n e W h e r e i n c o n s i s t e n c i e s a r i s e , n a t i o n a l l a w s o v e r r i d e i n t e r n a l p r o c e d u r e s . 3 . 0 P U R P O S E O F T H E P O L I C Y T h i s p o l i c y a i m s t o : 1 . E s t a b l i s h a u n i f i e d i n t e r n a l f r a m e w o r k f o r m a n a g i n g a l l O A R G a s s e t s . 2 . S t a n d a r d i z e p r o c e d u r e s f o r a s s e t a c q u i s i t i o n , r e c e i p t , d o c u m e n t a t i o n , m a i n t e n a n c e , m o v e m e n t , a n d d i s p o s a l . 3 . P r e v e n t l o s s , m i s u s e , n e g l i g e n c e , a n d f r a u d u l e n t a c t i v i t i e s r e l a t i n g t o g o v e r n m e n t a s s e t s . 4 . P r o v i d e c l e a r r o l e s a n d r e s p o n s i b i l i t i e s f o r a s s e t c u s t o d i a n s , p r o c u r e m e n t o f f i c e r s , u s e r u n i t s , a n d m a n a g e m e n t . 5 . E n s u r e a c c u r a t e r e p o r t i n g , a c c o u n t a b i l i t y , a n d a u d i t r e a d i n e s s . 6 . S u p p o r t s t r a t e g i c p l a n n i n g , b u d g e t i n g , a n d o p e r a t i o n a l e f f i c i e n c y . 4 . 0 S C O P E O F T H E P O L I C Y T h i s p o l i c y a p p l i e s t o a l l O A R G p e r s o n n e l a n d c o v e r s a l l O A R G a s s e t s , i n c l u d i n g : 4 . 1 C a t e g o r i e s o f A s s e t s

3. A s s e t s M a n a g e m e n t P o l i c y O A R G O A R G 3 o f 3 1 T a b l e O f C o n t e n t s 1 . 0 I n t r o d u c t i o n 2 . 0 L e g a l a n d P o l i c y F r a m e w o r k 3 . 0 P u r p o s e o f t h e P o l i c y 4 . 0 S c o p e o f t h e P o l i c y 4 . 1 C a t e g o r i e s o f A s s e t s 5 . 0 G u i d i n g P r i n c i p l e s 6 . 0 R o l e s a n d R e s p o n s i b i l i t i e s 6 . 1 A d m i n i s t r a t o r & R e g i s t r a r - G e n e r a l 6 . 2 D e p u t y A d m i n i s t r a t o r & R e g i s t r a r - G e n e r a l 6 . 3 A s s e t M a n a g e m e n t C o m m i t t e e ( A M C ) 6 . 4 P r o c u r e m e n t U n i t 6 . 5 S t o r e s U n i t 6 . 6 A c c o u n t s U n i t 6 . 7 I C T U n i t 6 . 8 U s e r U n i t s 6 . 9 I n t e r n a l A u d i t U n i t 7 . 0 A s s e t L i f e c y c l e M a n a g e m e n t 7 . 1 A s s e t P l a n n i n g a n d B u d g e t i n g 7 . 2 A s s e t A c q u i s i t i o n 7 . 3 A s s e t T a g g i n g / C o d i n g 7 . 4 D i s t r i b u t i o n a n d A l l o c a t i o n 7 . 5 A s s e t U s a g e 8 . 0 S t o r e s & I n v e n t o r y M a n a g e m e n t P o l i c y 8 . 1 R e c e i p t o f S t o r e s 8 . 2 S t o c k M a n a g e m e n t 8 . 3 I s s u a n c e o f S t o r e s 8 . 4 M a n a g e m e n t o f S e n s i t i v e D o c u m e n t s 9 . 0 S p e c i a l i z e d A s s e t s M a n a g e m e n t 9 . 1 I C T A s s e t s 9 . 2 M o t o r V e h i c l e s 9 . 3 A r c h i v a l a n d L e g a l R e c o r d s 1 0 . 0 A s s e t M a i n t e n a n c e 1 0 . 1 P r e v e n t i v e M a i n t e n a n c e 1 0 . 2 C o r r e c t i v e M a i n t e n a n c e 1 1 . 0 T r a n s f e r a n d M o v e m e n t o f A s s e t s 1 2 . 0 L o s s , T h e f t , a n d D a m a g e P r o c e d u r e s 1 3 . 0 A s s e t D i s p o s a l a n d W r i t e - o f f 1 4 . 0 R e p o r t i n g a n d A u d i t s 1 4 . 1 R e g u l a r R e p o r t s 1 4 . 2 A u d i t s 1 5 . 0 C o m p l i a n c e a n d S a n c t i o n s 1 6 . 0 P o l i c y R e v i e w 1 7 . 0 E f f e c t i v e D a t e

10. A s s e t s M a n a g e m e n t P o l i c y O A R G O A R G 1 0 o f 3 1 6 . A c c o u n t s O f f i c e r 7 . R e l e v a n t U n i t H e a d s 6 . 3 ( b ) F u n c t i o n s : 1 . R e v i e w a s s e t n e e d s a n d d i s p o s a l c a s e s . 2 . V a l i d a t e a s s e t r e g i s t e r s a n d i n v e n t o r y r e p o r t s . 3 . R e c o m m e n d a s s e t m o v e m e n t s , c o n d e m n a t i o n s , a n d r e p l a c e m e n t . 6 . 4 P r o c u r e m e n t U n i t 1 . P r o c u r e s a s s e t s a c c o r d i n g t o P u b l i c P r o c u r e m e n t A c t & R e g u l a t i o n s . 2 . E n s u r e s a l l i t e m s p u r c h a s e d m e e t q u a l i t y a n d s p e c i f i c a t i o n s t a n d a r d s a n d v a l u e f o r m o n e y . 3 . W o r k s j o i n t l y w i t h S t o r e s a n d A c c o u n t s f o r v e r i f i c a t i o n . 6 . 5 S t o r e s U n i t 1 . C u s t o d i a n o f a l l m o v a b l e a n d c o n s u m a b l e i t e m s . 2 . M a i n t a i n s s t o c k l e d g e r s , G o o d s D e l i v e r y N o t e s , S t o r e I s s u e V o u c h e r s a n d o t h e r S t o r e s d o c u m e n t s . 3 . C o n d u c t s p e r i o d i c s t o c k I n v e n t o r y . 4 . I s s u e s i t e m s u s i n g a p p r o v e d r e q u i s i t i o n p r o c e d u r e s . 6 . 6 A c c o u n t s U n i t 1 . M a i n t a i n s t h e F i x e d A s s e t R e g i s t e r ( F A R ) . 2 . R e c o r d s a s s e t d e p r e c i a t i o n a n d v a l u a t i o n . 3 . S u p p o r t s a u d i t q u e r i e s o n a s s e t s . 6 . 7 I C T U n i t 1 . M a n a g e s I C T h a r d w a r e a n d s o f t w a r e a s s e t s . 2 . E n s u r e s c y b e r s e c u r i t y s a f e g u a r d s , l i c e n s i n g c o m p l i a n c e , a n d m a i n t e n a n c e p l a n s . 3 . A p p r o v e s d e p l o y m e n t o f I T d e v i c e s . 6 . 8 U s e r U n i t s ( M a r r i a g e , L e g a l , L a n d s , I n t e l l e c t u a l P r o p e r t y , C o n v e y a n c e , E s t a t e s , G r a t u i t y , P u p i l B a r r i s t e r s , e t c . ) 1 . C u s t o d i a n s o f a s s i g n e d a s s e t s . 2 . R e s p o n s i b l e f o r p r o t e c t i o n , p r o p e r u s e , a n d t i m e l y r e p o r t i n g o f d a m a g e s . 6 . 9 I n t e r n a l A u d i t U n i t 1 . C o n d u c t s p e r i o d i c a s s e t a u d i t s . 2 . R e v i e w s a s s e t c o n t r o l s a n d r e c o m m e n d s i m p r o v e m e n t s .

6. A s s e t s M a n a g e m e n t P o l i c y O A R G O A R G 6 o f 3 1 d a t a b a s e s , d i g i t a l a r c h i v e s , a n d i n t e l l e c t u a l p r o p e r t y r e c o r d s . I C T A s s e t s I n f o r m a t i o n a n d c o m m u n i c a t i o n t e c h n o l o g y r e s o u r c e s i n c l u d i n g c o m p u t e r s , l a p t o p s , p r i n t e r s , s c a n n e r s , s e r v e r s , n e t w o r k t o o l s , a n d l i c e n s e d s o f t w a r e . M a i n t e n a n c e ( P r e v e n t i v e a n d C o r r e c t i v e ) A c t i v i t i e s u n d e r t a k e n t o p r e s e r v e a n a s s e t i n g o o d w o r k i n g c o n d i t i o n o r t o r e p a i r i t a f t e r a f a u l t h a s o c c u r r e d . P o r t a b l e p h y s i c a l a s s e t s s u c h a s o f f i c e f u r n i t u r e , m o b i l e d e v i c e s , c a m e r a s , U P S u n i t s , b i o m e t r i c k i t s , a n d t o o l s . P o r t a b l e p h y s i c a l a s s e t s s u c h a s o f f i c e f u r n i t u r e , m o b i l e d e v i c e s , c a m e r a s , U P S u n i t s , b i o m e t r i c k i t s , a n d t o o l s . P e r m a n e n t A s s e t s / F i x e d A s s e t s L o n g - t e r m a s s e t s u s e d r e p e a t e d l y o v e r m u l t i p l e y e a r s , i n c l u d i n g b u i l d i n g s , v e h i c l e s , g e n e r a t o r s , a i r c o n d i t i o n e r s , o f f i c e e q u i p m e n t , a n d I T h a r d w a r e . S e n s i t i v e D o c u m e n t s O f f i c i a l d o c u m e n t s w h o s e p r o d u c t i o n , s t o r a g e , i s s u a n c e , o r l o s s h a s l e g a l o r a d m i n i s t r a t i v e i m p l i c a t i o n s — s u c h a s m a r r i a g e c e r t i f i c a t e s , b u s i n e s s r e g i s t r a t i o n f o r m s , l a n d r e g i s t e r s , I P c e r t i f i c a t e s , a n d o f f i c i a l r e c e i p t b o o k s . S t o c k L e d g e r A b o o k o r e l e c t r o n i c r e g i s t e r r e c o r d i n g t r a n s a c t i o n s f o r a l l s t o c k i t e m s m a n a g e d i n t h e S t o r e s U n i t . S t o c k - T a k i n g A p h y s i c a l c o u n t a n d v e r i f i c a t i o n o f s t o c k i t e m s t o c o m p a r e a c t u a l b a l a n c e s w i t h s t o r e r e c o r d s . T r a n s f e r o f A s s e t s T h e o f f i c i a l r e a l l o c a t i o n o f a n a s s e t f r o m o n e U n i t o r u s e r t o a n o t h e r , r e c o m m e n d e d b y t h e A M C a n d a u t h o r i z e d b y t h e A R G a n d d o c u m e n t e d t h r o u g h a n A s s e t M o v e m e n t F o r m . U s e r U n i t A n y O A R G d e p a r t m e n t o r d i v i s i o n / U n i t t o w h i c h a s s e t s a r e a s s i g n e d f o r o p e r a t i o n a l u s e . W r i t e - O f f T h e o f f i c i a l r e m o v a l o f a n a s s e t f r o m t h e F i x e d A s s e t R e g i s t e r f o l l o w i n g a p p r o v a l b y t h e A M C a n d A R G d u e t o l o s s , t h e f t , d a m a g e , o r o b s o l e s c e n c e .

5. A s s e t s M a n a g e m e n t P o l i c y O A R G O A R G 5 o f 3 1 D e f i n i t i o n o f T e r m s A s s e t A n y i t e m o f e c o n o m i c v a l u e o w n e d , c o n t r o l l e d , o r u s e d b y t h e O A R G f o r s e r v i c e d e l i v e r y , i n c l u d i n g f i x e d , m o v a b l e , i n t a n g i b l e , a n d s p e c i a l i z e d a s s e t s . A s s e t A l l o c a t i o n F o r m A n o f f i c i a l d o c u m e n t s i g n e d b y U n i t H e a d s a n d t h e S t o r e s U n i t c o n f i r m i n g t h e a s s i g n m e n t o f a n a s s e t t o a s p e c i f i c u s e r o r U n i t . A s s e t C o d e A u n i q u e i d e n t i f i c a t i o n n u m b e r a s s i g n e d t o a n a s s e t f o r t r a c k i n g , a c c o u n t a b i l i t y , a n d r e c o r d - k e e p i n g . A s s e t C u s t o d i a n A n o f f i c e r o r U n i t r e s p o n s i b l e f o r t h e p r o p e r c a r e , u s e , p r o t e c t i o n , a n d r e p o r t i n g o f a n a s s i g n e d a s s e t . A s s e t D i s p o s a l T h e a p p r o v e d p r o c e s s o f p e r m a n e n t l y r e m o v i n g a n a s s e t f r o m O A R G o w n e r s h i p o r u s e t h r o u g h a u c t i o n , t r a n s f e r , t e n d e r , o r c o n d e m n a t i o n A s s e t M a n a g e m e n t C o m m i t t e e ( A M C ) A c o m m i t t e e e s t a b l i s h e d t o o v e r s e e a s s e t a c q u i s i t i o n , a l l o c a t i o n , m o v e m e n t , m a i n t e n a n c e , d i s p o s a l , a n d o v e r a l l c o m p l i a n c e w i t h a s s e t p o l i c i e s a n d r e g u l a t i o n s . F i x e d A s s e t R e g i s t e r ( F A R ) A n o f f i c i a l r e c o r d m a i n t a i n e d b y t h e A c c o u n t s U n i t c a p t u r i n g d e t a i l s o f a l l f i x e d a s s e t s , i n c l u d i n g d e s c r i p t i o n , l o c a t i o n , v a l u e , d e p r e c i a t i o n , a n d t a g g i n g . A u d i t ( I n t e r n a l o r E x t e r n a l ) A f o r m a l r e v i e w o r e x a m i n a t i o n o f a s s e t m a n a g e m e n t p r o c e s s e s , r e c o r d s , a n d c o n t r o l s t o e n s u r e c o m p l i a n c e w i t h n a t i o n a l l a w s , i n t e r n a l p r o c e d u r e s , a n d a c c o u n t a b i l i t y s t a n d a r d s . S t o r e l e d g e r A s t o r e k e e p i n g c a r d u s e d t o r e c o r d r e c e i p t s , i s s u e s , a n d b a l a n c e s o f i n d i v i d u a l s t o c k i t e m s . C o n s u m a b l e s I t e m s t h a t a r e u s e d u p i n t h e c o u r s e o f d a i l y o p e r a t i o n s , s u c h a s s t a t i o n e r y , t o n e r , f u e l , p r i n t i n g m a t e r i a l s , a n d o f f i c e s u p p l i e s . . D e p r e c i a t i o n I t e m s t h a t a r e u s e d u p i n t h e c o u r s e o f d a i l y o p e r a t i o n s , s u c h a s s t a t i o n e r y , t o n e r , f u e l , p r i n t i n g m a t e r i a l s , a n d o f f i c e s u p p l i e s . D e l i v e r y N o t e s A n o f f i c i a l d o c u m e n t u s e d b y t h e S t o r e s U n i t t o c o n f i r m t h a t g o o d s d e l i v e r e d b y s u p p l i e r s m a t c h t h e q u a n t i t y , q u a l i t y , a n d s p e c i f i c a t i o n s o r d e r e d . I n c i d e n t / D a m a g e R e p o r t A f o r m s u b m i t t e d t o r e p o r t t h e l o s s , t h e f t , m a l f u n c t i o n , o r d a m a g e o f a n y O A R G a s s e t . I n v e n t o r y A c o m p l e t e l i s t o f c o n s u m a b l e s , e q u i p m e n t , m a t e r i a l s , t o o l s , a n d s u p p l i e s h e l d i n t h e S t o r e s U n i t f o r u s e b y O A R G . I n t a n g i b l e A s s e t s N o n - p h y s i c a l a s s e t s s u c h a s t r a d e m a r k s , s o f t w a r e l i c e n c e s ,