1. I C T & D i g i t a l M a n a g e m e n t P o l i c y O A R G O A R G 1 o f 2 5

25. I C T & D i g i t a l M a n a g e m e n t P o l i c y O A R G O A R G 2 5 o f 2 5

16. I C T & D i g i t a l M a n a g e m e n t P o l i c y O A R G O A R G 1 6 o f 2 5 S e c t i o n D : H e a d O F U n i t ’ s A p p r o v a l  N a m e : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _  S i g n a t u r e : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _  D a t e : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ S e c t i o n E : I C T U n i t A s s e s s m e n t  A v a i l a b i l i t y : ☐ Y e s ☐ N o  R e c o m m e n d e d S p e c i f i c a t i o n : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _  C o m m e n t s : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ I C T O f f i c e r S i g n a t u r e : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ D a t e : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ F i n a l A p p r o v a l ( A R G / D e p u t y ) A p p r o v e d : ☐ Y e s ☐ N o N a m e : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ S i g n a t u r e : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ D a t e : _ _ _ _ _ _ _

23. I C T & D i g i t a l M a n a g e m e n t P o l i c y O A R G O A R G 2 3 o f 2 5 O F F I C E O F T H E A D M I N I S T R A T O R , A N D R E G I S T R A R - G E N E R A L S F - 8 : D A T A B A C K U P V E R I F I C A T I O N F O R M P u r p o s e : W e e k l y a n d m o n t h l y v e r i f i c a t i o n o f b a c k u p s D e p a r t m e n t : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ O f f i c e r R e s p o n s i b l e : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ D a t e : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ B a c k u p T y p e D a t e C o m p l e t e d S t o r a g e L o c a t i o n V e r i f i e d B y S t a t u s ( O K / F a i l ) C o m m e n t s W e e k l y B a c k u p M o n t h l y B a c k u p O f f s i t e B a c k u p V e r i f i c a t i o n N o t e s : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ R e c o r d s M a n a g e r S i g n a t u r e : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ H e a d o f I C T S i g n a t u r e : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _

22. I C T & D i g i t a l M a n a g e m e n t P o l i c y O A R G O A R G 2 2 o f 2 5 O F F I C E O F T H E A D M I N I S T R A T O R , A N D R E G I S T R A R - G E N E R A L S F - 7 : H A R D W A R E M A I N T E N A N C E R E P O R T F O R M P u r p o s e : Q u a r t e r l y I C T m a i n t e n a n c e i n O A R G H Q a n d p r o v i n c i a l o f f i c e s I C T O f f i c e r : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ O f f i c e / L o c a t i o n : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Q u a r t e r : Q 1 ☐ Q 2 ☐ Q 3 ☐ Q 4 ☐ D a t e : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ D e v i c e S e r i a l N u m b e r I s s u e I d e n t i f i e d A c t i o n T a k e n S t a t u s ( F i x e d / P e n d i n g ) C o m m e n t s S u m m a r y o f F i n d i n g s : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ I C T O f f i c e r S i g n a t u r e : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ D a t e : _ _ _ _ _ _ _ H e a d o f I C T S i g n a t u r e : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ D a t e : _ _ _ _ _ _ _

19. I C T & D i g i t a l M a n a g e m e n t P o l i c y O A R G O A R G 1 9 o f 2 5 R e c o r d s M a n a g e r A p p r o v a l : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ D a t e : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ O F F I C E O F T H E A D M I N I S T R A T O R , A N D R E G I S T R A R - G E N E R A L S F - 4 : R E C O R D S D I S P O S A L A U T H O R I Z A T I O N F O R M P u r p o s e : A p p r o v a l f o r s e c u r e d i s p o s a l o f r e c o r d s b a s e d o n r e t e n t i o n s c h e d u l e D e p a r t m e n t : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ R e c o r d S e r i e s : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ D a t e : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ S e c t i o n A : R e c o r d s P r o p o s e d f o r D i s p o s a l F i l e T i t l e F i l e R e f e r e n c e D a t e R a n g e D i s p o s a l M e t h o d ( S h r e d / D e l e t e / A r c h i v e ) R e a s o n S e c t i o n B : J u s t i f i c a t i o n S e c t i o n C : A u t h o r i z a t i o n R e c o r d s O f f i c e r : N a m e : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ S i g n a t u r e : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ D a t e : _ _ _ _ _ _ _ L e g a l / I M C C h a i r ( i f a p p l i c a b l e ) : N a m e : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ S i g n a t u r e : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ D a t e : _ _ _ _ _ _ _

9. I C T & D i g i t a l M a n a g e m e n t P o l i c y O A R G O A R G 9 o f 2 5 T A B L E O F C O N T E N T S 1 . I n t r o d u c t i o n 2 . L e g a l a n d R e g u l a t o r y F r a m e w o r k 3 . D e f i n i t i o n o f T e r m s 4 . P o l i c y P u r p o s e 5 . P o l i c y S c o p e 6 . P o l i c y O b j e c t i v e s 7 . P r i n c i p l e s o f t h e P o l i c y 8 . D i g i t a l R e c o r d s M a n a g e m e n t F r a m e w o r k 9 . I C T G o v e r n a n c e F r a m e w o r k 1 0 . I n f o r m a t i o n S e c u r i t y M a n a g e m e n t 1 1 . D i g i t a l T r a n s f o r m a t i o n & A u t o m a t i o n 1 2 . O p e r a t i o n a l A l i g n m e n t w i t h O A R G D e p a r t m e n t s 1 3 . S t a f f R o l e s & R e s p o n s i b i l i t i e s 1 4 . T r a i n i n g & C a p a c i t y B u i l d i n g 1 5 . C o m p l i a n c e , M o n i t o r i n g & A u d i t 1 6 . I m p l e m e n t a t i o n P l a n 1 7 . S t a n d a r d F o r m s ( S F S e r i e s ) 1 8 . P o l i c y R e v i e w 1 9 . A p p r o v a l

18. I C T & D i g i t a l M a n a g e m e n t P o l i c y O A R G O A R G 1 8 o f 2 5 O F F I C E O F T H E A D M I N I S T R A T O R , A N D R E G I S T R A R - G E N E R A L S F - 3 : R E C O R D S T R A N S F E R F O R M P u r p o s e : M o v e m e n t o f p h y s i c a l o r d i g i t a l r e c o r d s b e t w e e n u n i t s o r d e p a r t m e n t s T r a n s f e r r i n g D e p a r t m e n t : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ R e c e i v i n g D e p a r t m e n t : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ D a t e : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ S e c t i o n A : R e c o r d D e t a i l s F i l e T i t l e F i l e R e f e r e n c e N o . R e c o r d T y p e F o r m a t ( D i g i t a l / P h y s i c a l ) Q u a n t i t y C o n f i d e n t i a l i t y L e v e l S e c t i o n B : P u r p o s e o f T r a n s f e r S e c t i o n C : H a n d o v e r C e r t i f i c a t i o n I h e r e b y c e r t i f y t h a t t h e a b o v e r e c o r d s h a v e b e e n t r a n s f e r r e d i n g o o d c o n d i t i o n . T r a n s f e r r e d B y : N a m e : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ S i g n a t u r e : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ D a t e : _ _ _ _ _ _ _ R e c e i v e d B y : N a m e : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ S i g n a t u r e : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ D a t e : _ _ _ _ _ _ _

15. I C T & D i g i t a l M a n a g e m e n t P o l i c y O A R G O A R G 1 5 o f 2 5 O F F I C E O F T H E A D M I N I S T R A T O R , A N D R E G I S T R A R - G E N E R A L S F - 1 : I C T E Q U I P M E N T R E Q U I S I T I O N F O R M P u r p o s e : R e q u e s t i n g I C T d e v i c e s , a c c e s s o r i e s , s o f t w a r e , o r r e l a t e d s e r v i c e s O f f i c e o f t h e A d m i n i s t r a t o r a n d R e g i s t r a r - G e n e r a l ( O A R G ) I C T E q u i p m e n t R e q u i s i t i o n F o r m S e c t i o n A : R e q u e s t D e t a i l s D e p a r t m e n t / U n i t : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ R e q u e s t i n g O f f i c e r : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ D e s i g n a t i o n : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ D a t e o f R e q u e s t : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ C o n t a c t ( E m a i l / P h o n e ) : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ S e c t i o n B : I t e m ( s ) R e q u e s t e d I t e m D e s c r i p t i o n Q t y J u s t i f i c a t i o n E s t i m a t e d C o s t P r i o r i t y L e v e l ( H i g h / M e d / L o w ) S e c t i o n C : P u r p o s e / O p e r a t i o n a l I m p a c t ( E x p l a i n w h y e q u i p m e n t i s n e e d e d , e x p e c t e d o u t c o m e s , a n d r e l e v a n c e t o o f f i c i a l d u t i e s ) _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _

21. I C T & D i g i t a l M a n a g e m e n t P o l i c y O A R G O A R G 2 1 o f 2 5 O F F I C E O F T H E A D M I N I S T R A T O R , A N D R E G I S T R A R - G E N E R A L S F - 6 : D I G I T A L S C A N N I N G & U P L O A D I N G C H E C K L I S T P u r p o s e : E n s u r i n g q u a l i t y c o n t r o l f o r d i g i t i z a t i o n o f r e c o r d s D e p a r t m e n t : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ D a t e : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ I t e m Y e s N o C o m m e n t s D o c u m e n t i s o r i g i n a l a n d a u t h o r i z e d ☐ ☐ D o c u m e n t i s c l e a n , u n s t a p l e d , a n d a l i g n e d ☐ ☐ S c a n n e d a t 3 0 0 D P I o r h i g h e r ☐ ☐ S a v e d i n c o r r e c t f o r m a t ( P D F / A , T I F F ) ☐ ☐ F i l e n a m e f o l l o w s n a m i n g c o n v e n t i o n ☐ ☐ M e t a d a t a c o m p l e t e d ☐ ☐ U p l o a d e d t o c o r r e c t f o l d e r / c l a s s i f i c a t i o n ☐ ☐ Q u a l i t y v e r i f i e d b y R e c o r d s U n i t ☐ ☐ S c a n n i n g O f f i c e r : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ S i g n a t u r e : _ _ _ _ _ _ _ _ R e c o r d s O f f i c e r : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ S i g n a t u r e : _ _ _ _ _ _ _ _

24. I C T & D i g i t a l M a n a g e m e n t P o l i c y O A R G O A R G 2 4 o f 2 5 O F F I C E O F T H E A D M I N I S T R A T O R , A N D R E G I S T R A R - G E N E R A L S F - 9 : U S E R A C K N O W L E D G M E N T O F I C T P O L I C Y P u r p o s e : C o n f i r m s t a f f c o m p l i a n c e w i t h t h e I C T & R e c o r d s M a n a g e m e n t P o l i c y I , _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ , o f t h e _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ D e p a r t m e n t / U n i t h e r e b y a c k n o w l e d g e t h a t : 1 . I h a v e r e c e i v e d , r e a d , a n d u n d e r s t o o d t h e O A R G I C T & D i g i t a l R e c o r d s M a n a g e m e n t P o l i c y . 2 . I a g r e e t o c o m p l y w i t h a l l I C T s e c u r i t y r u l e s , d a t a p r o t e c t i o n r e q u i r e m e n t s , a n d r e c o r d s m a n a g e m e n t p r o c e d u r e s . 3 . I u n d e r s t a n d t h a t v i o l a t i o n o f t h e s e p o l i c i e s m a y r e s u l t i n d i s c i p l i n a r y a c t i o n i n a c c o r d a n c e w i t h t h e C i v i l S e r v i c e C o d e ( 2 0 2 4 ) . S i g n a t u r e : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ D a t e : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ S t a f f I D : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ S u p e r v i s o r ’ s S i g n a t u r e : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _

20. I C T & D i g i t a l M a n a g e m e n t P o l i c y O A R G O A R G 2 0 o f 2 5 F i n a l A p p r o v a l ( A d m i n i s t r a t o r & R e g i s t r a r - G e n e r a l o r D e l e g a t e ) : A p p r o v e d : ☐ Y e s ☐ N o S i g n a t u r e : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ D a t e : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ O F F I C E O F T H E A D M I N I S T R A T O R , A N D R E G I S T R A R - G E N E R A L S F - 5 : A C C E S S R I G H T S R E Q U E S T F O R M P u r p o s e : R e q u e s t u s e r a c c e s s t o s y s t e m s , n e t w o r k s , d a t a b a s e s R e q u e s t i n g S t a f f N a m e : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ D e p a r t m e n t : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ D e s i g n a t i o n : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ D a t e : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ S e c t i o n A : T y p e o f A c c e s s R e q u e s t e d ☐ E m a i l A c c o u n t ☐ D R M S A c c e s s ☐ N e t w o r k A c c e s s ☐ R e g i s t r y S o f t w a r e ☐ A d m i n R i g h t s ☐ S y s t e m U p g r a d e A c c e s s ☐ O t h e r : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ S e c t i o n B : J u s t i f i c a t i o n S e c t i o n C : S u p e r v i s o r A p p r o v a l N a m e : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ S i g n a t u r e : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ D a t e : _ _ _ _ _ _ _ S e c t i o n D : I C T U n i t P r o c e s s i n g A c c e s s G r a n t e d : ☐ Y e s ☐ N o U s e r R o l e A s s i g n e d : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ I C T O f f i c e r S i g n a t u r e : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ D a t e : _ _ _ _ _ _ _

10. I C T & D i g i t a l M a n a g e m e n t P o l i c y O A R G O A R G 1 0 o f 2 5 1 . 0 D e f i n i t i o n O f T e r m s T e r m D e f i n i t i o n R e c o r d A n y i n f o r m a t i o n c r e a t e d , r e c e i v e d , a n d m a i n t a i n e d a s e v i d e n c e i n t h e t r a n s a c t i o n o f O A R G b u s i n e s s . D i g i t a l R e c o r d E l e c t r o n i c f o r m o f i n f o r m a t i o n s t o r e d i n d i g i t a l s y s t e m s . D R M S D i g i t a l R e c o r d s M a n a g e m e n t S y s t e m u s e d b y O A R G f o r d i g i t a l s t o r a g e a n d r e t r i e v a l . M e t a d a t a I n f o r m a t i o n d e s c r i b i n g t h e c o n t e x t , s t r u c t u r e , a n d c o n t e n t o f r e c o r d s . C o n f i d e n t i a l R e c o r d I n f o r m a t i o n r e s t r i c t e d b y l a w , p o l i c y , o r t h e C i v i l S e r v i c e C o d e . A d m i n i s t r a t o r & R e g i s t r a r - G e n e r a l H e a d o f O A R G r e s p o n s i b l e f o r o v e r a l l o v e r s i g h t . I C T U n i t T h e d e p a r t m e n t r e s p o n s i b l e f o r I C T i n f r a s t r u c t u r e , s y s t e m s , a n d c y b e r s e c u r i t y . R e c o r d L i f e c y c l e C r e a t i o n → U s e → S t o r a g e → R e t e n t i o n → D i s p o s a l . D i s p o s a l S e c u r e d e s t r u c t i o n o r a r c h i v a l t r a n s f e r o f r e c o r d s . A u t h o r i z e d O f f i c e r A s t a f f m e m b e r f o r m a l l y d e s i g n a t e d t o h a n d l e s e n s i t i v e i n f o r m a t i o n o r I C T a s s e t s .

2. I C T & D i g i t a l M a n a g e m e n t P o l i c y O A R G O A R G 2 o f 2 5 D I S C L A I M E R T h i s I C T & D i g i t a l R e c o r d s M a n a g e m e n t P o l i c y i s a n i n t e r n a l g o v e r n a n c e d o c u m e n t o f t h e O f f i c e o f t h e A d m i n i s t r a t o r a n d R e g i s t r a r - G e n e r a l ( O A R G ) . I t p r o v i d e s o p e r a t i o n a l g u i d e l i n e s f o r I C T g o v e r n a n c e , d i g i t a l i z a t i o n , r e c o r d s m a n a g e m e n t , d a t a s e c u r i t y , a n d a d m i n i s t r a t i v e p r o c e d u r e s . I t d o e s n o t r e p l a c e s t a t u t o r y l e g i s l a t i o n , i n c l u d i n g b u t n o t l i m i t e d t o :  T h e R i g h t t o A c c e s s I n f o r m a t i o n A c t ( 2 0 1 3 )  T h e N a t i o n a l R e c o r d s & A r c h i v e s A c t  T h e C y b e r S e c u r i t y & C r i m e A c t ( 2 0 2 1 )  T h e P u b l i c S e r v i c e C o m m i s s i o n R e g u l a t i o n s  T h e R e v i s e d C i v i l S e r v i c e C o d e & R u l e s ( 2 0 2 4 ) I n t h e e v e n t o f a n y i n c o n s i s t e n c y , n a t i o n a l l a w s s h a l l p r e v a i l . T h i s p o l i c y s h a l l b e u p d a t e d p e r i o d i c a l l y t o r e f l e c t s t a t u t o r y c h a n g e s a n d r e f o r m s . W r i t t e n b y : O A R G I n t e r n a l P o l i c y D r a f t i n g C o m m i t t e e A C C P o l i c y a n d E t h i c s T e a m

17. I C T & D i g i t a l M a n a g e m e n t P o l i c y O A R G O A R G 1 7 o f 2 5 O F F I C E O F T H E A D M I N I S T R A T O R , A N D R E G I S T R A R - G E N E R A L S F - 2 : I C T I N C I D E N T / B R E A C H R E P O R T F O R M P u r p o s e : R e p o r t i n g c y b e r s e c u r i t y i n c i d e n t s , s y s t e m f a i l u r e , u n a u t h o r i z e d a c c e s s , d a t a l o s s S e c t i o n A : O f f i c e r F i l i n g R e p o r t N a m e : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ U n i t : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ D a t e / T i m e o f I n c i d e n t : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ S e c t i o n B : T y p e o f I n c i d e n t ( T i c k o n e ) ☐ U n a u t h o r i z e d A c c e s s ☐ S y s t e m F a i l u r e ☐ D a t a B r e a c h ☐ M a l w a r e A t t a c k ☐ E m a i l C o m p r o m i s e ☐ N e t w o r k I n t e r r u p t i o n ☐ H a r d w a r e D a m a g e ☐ O t h e r : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ S e c t i o n C : D e t a i l e d D e s c r i p t i o n P r o v i d e n a r r a t i v e : S e c t i o n D : S y s t e m s A f f e c t e d ☐ D R M S ☐ R e g i s t r y S o f t w a r e ☐ E m a i l ☐ N e t w o r k / W i - F i ☐ W o r k s t a t i o n ☐ S e r v e r ☐ O t h e r : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ S e c t i o n E : I m m e d i a t e A c t i o n T a k e n S e c t i o n F : I C T U n i t R e s p o n s e A c t i o n T a k e n : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ R e s o l v e d ? ☐ Y e s ☐ N o I f N o , E s c a l a t e d T o : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ I n c i d e n t H a n d l e r S i g n a t u r e : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ D a t e : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ H e a d o f I C T S i g n a t u r e : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ D a t e : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _

8. I C T & D i g i t a l M a n a g e m e n t P o l i c y O A R G O A R G 8 o f 2 5 C o r p o r a t e H o s p i t a l i t y a n d G i f t s  E n s u r e a n y o f f e r o f c o r p o r a t e h o s p i t a l i t y o r a g i f t m u s t b e e n t e r e d i n t h e G i f t s R e g i s t e r m a i n t a i n e d b y t h e O f f i c e . T h e R e g i s t e r s h a l l b e i n s p e c t e d b y t h e I n t e r n a l A u d i t a t m o n t h l y , q u a r t e r l y o r s i x m o n t h s i n t e r v a l s .  E n s u r e s t a f f m u s t n o t r e q u e s t f o r a n y g i f t , f a v o r s o r a n y f o r m o f h o s p i t a l i t y o r e n t e r t a i n m e n t i n r e t u r n f o r , o r i n e x c h a n g e f o r , b u s i n e s s s e r v i c e s o r i n f o r m a t i o n .  U n d e r n o c i r c u m s t a n c e s m a y s t a f f a c c e p t m o n e y o r o t h e r f o r m s o f p a y m e n t f o r s e r v i c e s o r i n f o r m a t i o n p r o v i d e d a s a n e m p l o y e e o f t h e O A R G .  E n s u r e t h a t s t a f f i n v o l v e d a t a n y s t a g e o f a t e n d e r i n g p r o c e s s m u s t n o t a c c e p t a n y g i f t s , f a v o r s o r a n y f o r m o f h o s p i t a l i t y o r e n t e r t a i n m e n t f r o m a n y o r g a n i z a t i o n i n v o l v e d i n a b i d o r t e n d e r w i t h t h e O A R G .

13. I C T & D i g i t a l M a n a g e m e n t P o l i c y O A R G O A R G 1 3 o f 2 5 R u l e s : 1 . M o n t h l y d a t a t r a n s m i s s i o n t o H Q i s m a n d a t o r y . 2 . A l l d i s t r i c t s t a f f m u s t u s e a p p r o v e d I C T t o o l s . 3 . L o c a l s e r v e r s m u s t b e p a s s w o r d - p r o t e c t e d a n d b a c k e d u p w e e k l y . 1 2 . 7 C u s t o m e r S e r v i c e & F r o n t l i n e O p e r a t i o n s R e s p o n s i b l e f o r :  H a n d l i n g p u b l i c i n f o r m a t i o n r e q u e s t s  F a c i l i t a t i n g e - s e r v i c e s R u l e s : 1 . S t a f f m u s t f o l l o w t h e R i g h t t o A c c e s s I n f o r m a t i o n A c t ( 2 0 1 3 ) . 2 . C u s t o m e r r e c o r d s m u s t b e t r e a t e d a s c o n f i d e n t i a l . 3 . N o p r i n t i n g o r p h o t o c o p y i n g w i t h o u t p r o p e r a u t h o r i z a t i o n . 1 7 . S T A N D A R D F O R M S ( S F S E R I E S ) C o d e F o r m N a m e P u r p o s e S F - 1 I C T E q u i p m e n t R e q u i s i t i o n F o r m R e q u e s t i n g I C T d e v i c e s / s o f t w a r e S F - 2 I C T I n c i d e n t / B r e a c h R e p o r t F o r m R e p o r t i n g c y b e r i n c i d e n t s S F - 3 R e c o r d s T r a n s f e r F o r m M o v e m e n t o f r e c o r d s b e t w e e n u n i t s S F - 4 R e c o r d s D i s p o s a l A u t h o r i z a t i o n F o r m A p p r o v a l f o r d i s p o s a l S F - 5 A c c e s s R i g h t s R e q u e s t F o r m R e q u e s t i n g s y s t e m / u s e r a c c e s s S F - 6 D i g i t a l S c a n n i n g & U p l o a d i n g C h e c k l i s t Q u a l i t y c o n t r o l S F - 7 H a r d w a r e M a i n t e n a n c e R e p o r t F o r m I C T q u a r t e r l y m a i n t e n a n c e S F - 8 D a t a B a c k u p V e r i f i c a t i o n F o r m W e e k l y a n d m o n t h l y b a c k u p s S F - 9 U s e r A c k n o w l e d g m e n t o f I C T P o l i c y S t a f f c o m p l i a n c e d e c l a r a t i o n

12. I C T & D i g i t a l M a n a g e m e n t P o l i c y O A R G O A R G 1 2 o f 2 5 a ) R e c o r d s O f f i c e r s m u s t v e t a l l s c a n n e d d o c u m e n t s b e f o r e u p l o a d i n g . b ) N o e m p l o y e e m a y r e m o v e o r d u p l i c a t e r e c o r d s w i t h o u t w r i t t e n a u t h o r i z a t i o n . c ) Q u a r t e r l y a u d i t o f c l a s s i f i c a t i o n a n d s t o r a g e s y s t e m s . 4 . I C T D e p a r t m e n t R e s p o n s i b l e f o r : a ) N e t w o r k a d m i n i s t r a t i o n b ) S o f t w a r e a n d h a r d w a r e m a n a g e m e n t c ) C y b e r s e c u r i t y d ) U s e r a c c e s s m a n a g e m e n t R u l e s : a ) I C T U n i t m u s t m a i n t a i n a u s e r a c c e s s r e g i s t e r . b ) U n a u t h o r i z e d s o f t w a r e i n s t a l l a t i o n i s p r o h i b i t e d . c ) I C T m u s t c o n d u c t q u a r t e r l y p r o v i n c i a l m a i n t e n a n c e v i s i t s . d ) S y s t e m l o g s m u s t b e a r c h i v e d f o r 7 y e a r s . e ) E n c r y p t i o n s t a n d a r d s m u s t c o m p l y w i t h C y b e r S e c u r i t y & C r i m e A c t ( 2 0 2 1 5 . E s t a t e s R e g i s t r i e s R e s p o n s i b l e f o r : a ) R e g i s t r a t i o n w o r k f l o w s b ) S c a n n i n g a n d u p l o a d i n g v i t a l d o c u m e n t s ( b i r t h s , m a r r i a g e s , c o m p a n i e s , l a n d d e e d s ) R u l e s : 1 . A l l r e g i s t r a t i o n s m u s t i n c l u d e m e t a d a t a b e f o r e f i l i n g . 2 . D u p l i c a t e e n t r i e s m u s t b e f l a g g e d a n d i n v e s t i g a t e d . 3 . V i t a l d o c u m e n t s m u s t h a v e b o t h d i g i t a l a n d p h y s i c a l b a c k u p s . 1 2 . 6 D i s t r i c t a n d R e g i o n a l O f f i c e s R e s p o n s i b l e f o r :  I m p l e m e n t i n g d i g i t a l p r o c e d u r e s a t l o c a l l e v e l  P r o v i d i n g d a t a t o h e a d q u a r t e r s

11. I C T & D i g i t a l M a n a g e m e n t P o l i c y O A R G O A R G 1 1 o f 2 5 2 . 0 O P E R A T I O N A L A L I G N M E N T W I T H O A R G U N I T S T h i s e x p a n d e d s e c t i o n i n t e g r a t e s e v e r y f u n c t i o n a l u n i t u n d e r O A R G t o e n s u r e a l i g n m e n t . 1 . T h e A R G / D e p u t y R e s p o n s i b l e f o r : a ) M a n a g i n g I C T p r o c u r e m e n t r e q u e s t s b ) A p p r o v i n g d i s p o s a l o f I C T a s s e t s c ) E n s u r i n g c o m p l i a n c e w i t h p u b l i c f i n a n c i a l m a n a g e m e n t r e g u l a t i o n s d ) O v e r s e e i n g s t a f f c o n d u c t r e g a r d i n g I C T u s a g e R u l e s : a ) A l l I C T r e q u e s t s m u s t g o t h r o u g h a n a p p r o v e d r e q u i s i t i o n p r o c e s s . b ) N o s t a f f m a y i n d e p e n d e n t l y p u r c h a s e o r i n s t a l l I C T e q u i p m e n t w i t h o u t a u t h o r i z a t i o n . c ) F i n a n c i a l r e c o r d s m u s t b e d i g i t i z e d a n d s t o r e d i n t h e D R M S . 2 . H e a d o f L e g a l R e s p o n s i b l e f o r : a ) E n s u r i n g c o m p l i a n c e w i t h l e g i s l a t i o n b ) M a i n t a i n i n g d i g i t a l a r c h i v e s o f l e g a l i n s t r u m e n t s c ) A p p r o v i n g d i g i t a l s i g n i n g s t a n d a r d s R u l e s : a ) A l l l e g a l d o c u m e n t s m u s t b e c l a s s i f i e d a s “ P e r m a n e n t R e c o r d s . ” b ) O n l y a u t h o r i z e d o f f i c e r s m a y r e l e a s e l e g a l r e c o r d s t o t h e p u b l i c . c ) L e g a l o p i n i o n s m u s t b e s t o r e d i n e n c r y p t e d f o l d e r s . 3 . R e c o r d s M a n a g e m e n t & A r c h i v e s U n i t C e n t r a l e n g i n e o f t h i s p o l i c y . R e s p o n s i b l e f o r : a ) F i l e c l a s s i f i c a t i o n s c h e m e s b ) R e t e n t i o n s c h e d u l e s c ) D i g i t i z a t i o n o f l e g a c y r e c o r d s R u l e s :

14. I C T & D i g i t a l M a n a g e m e n t P o l i c y O A R G O A R G 1 4 o f 2 5 E X P A N D E D C L A U S E S ( D E T A I L I N G R U L E S A N D S T A N D A R D S ) B e l o w a r e s t r e n g t h e n e d c l a u s e s f o r c l a r i t y a n d e n f o r c e a b i l i t y . 8 . I C T G O V E R N A N C E – K e y R u l e s 1 . A l l I C T p r o c u r e m e n t m u s t f o l l o w P u b l i c P r o c u r e m e n t A c t a n d r e g u l a t i o n s . 2 . I C T i n v e n t o r y m u s t b e u p d a t e d q u a r t e r l y . 3 . D a m a g e d / l o s t I C T a s s e t s m u s t b e r e p o r t e d w i t h i n 5 w o r k i n g d a y s S F - 2 . 4 . I n t e r n e t u s a g e m u s t c o m p l y w i t h C i v i l S e r v i c e C o d e — n o u n a u t h o r i z e d b r o w s i n g . 5 . S t a f f e m a i l s a r e o f f i c i a l g o v e r n m e n t c o m m u n i c a t i o n a n d m u s t b e u s e d p r o f e s s i o n a l l y . 7 . R E C O R D S M A N A G E M E N T – K e y R u l e s 1 . N o r e c o r d m a y b e d e s t r o y e d w i t h o u t t h e R e c o r d s o f f i c e r ’ s R e c o m m e n d a t i o n a n d A R G ’ s a p p r o v a l 2 . A l l s c a n n i n g m u s t b e p e r f o r m e d i n 3 0 0 D P I o r h i g h e r . 3 . A l l d i g i t a l f i l e s m u s t f o l l o w t h e n a m i n g c o n v e n t i o n : O A R G / D E P T / Y E A R / D O C - T Y P E / S E R I A L 4 . C o n f i d e n t i a l r e c o r d s m u s t b e e n c r y p t e d . 5 . P h y s i c a l s t o r a g e a r e a s m u s t b e f i r e - p r o o f a n d m o i s t u r e - c o n t r o l l e d . 1 0 . I N F O R M A T I O N S E C U R I T Y – K e y R u l e s 1 . A l l p a s s w o r d s m u s t b e c h a n g e d e v e r y 9 0 d a y s . 2 . S t a f f m u s t l o c k c o m p u t e r s w h e n l e a v i n g d e s k s . 3 . U s e o f e x t e r n a l s t o r a g e ( f l a s h d r i v e s ) i s p r o h i b i t e d u n l e s s e n c r y p t e d . 4 . A l l c y b e r i n c i d e n t s m u s t b e r e p o r t e d w i t h i n o n e h o u r . 5 . M u l t i - f a c t o r a u t h e n t i c a t i o n i s r e q u i r e d f o r a d m i n i s t r a t o r s . 1 9 . A P P R O V A L _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ M a r t i n a B . E g b e n d a E S Q A d m i n i s t r a t o r , a n d R e g i s t r a r - G e n e r a l ( A R G ) D a t e : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _

3. I C T & D i g i t a l M a n a g e m e n t P o l i c y O A R G O A R G 3 o f 2 5 1 . B A C K G R O U N D T h i s p o l i c y s e t s o u t h o w t h e O f f i c e o f t h e A d m i n i s t r a t o r a n d R e g i s t r a r G e n e r a l ( O A R G ) w i l l i d e n t i f y a n d d e a l w i t h a l l r e p o r t e d c a s e s o f c o r r u p t i o n i s s u e s w i t h i n t h e c o u n c i l . I t c a n b e u s e d t o e n s u r e c o m p l i a n c e w i t h t h e A n t i - C o r r u p t i o n c o m m i s s i o n A c t 2 0 0 8 . A s a m e n d e d 2 0 1 9 . 2 . D E F I N I T I O N : C o r r u p t i o n – m e a n s a n a c t w h i c h c o n s t i t u t e s a n e c o n o m i c c r i m e o r a n o f f e n c e u n d e r s e c t i o n I V o f t h e A C C A c t o f 2 0 0 8 , a s a m e n d e d , 2 0 1 9 a n d i n c l u d e s a . a n y c o n d u c t w h e r e b y i n r e t u r n f o r a n a d v a n t a g e , a p e r s o n p e r f o r m s o r a b s t a i n s f r o m p e r f o r m i n g a n y a c t i n h i s c a p a c i t y a s a p u b l i c o f f i c e r ; b . t h e o f f e r , p r o m i s e , s o l i c i t i n g o r r e c e i p t o f a n a d v a n t a g e a s a n i n d u c e m e n t o r r e w a r d t o a p e r s o n t o e x p e d i t e , d e l a y , h i n d e r o r p r e v e n t t h e p e r f o r m a n c e o f a n a c t b y h i m s e l f o r b y a n y o t h e r o f f i c e r i n h i s c a p a c i t y a s a p u b l i c o f f i c e r c . t h e a b u s e o f a p u b l i c o f f i c e f o r p e r s o n a l o r p r i v a t e g a i n ; d . t h e c o r r u p t a c q u i s i t i o n o f w e a l t h ; e . t h e p o s s e s s i o n a n d c o n t r o l o f u n e x p l a i n e d w e a l t h f . t h e m i s a p p r o p r i a t i o n o f p u b l i c f u n d s o r p r o p e r t y g . t h e m i s a p p r o p r i a t i o n o f d o n o r f u n d s o r p r o p e r t y a n d h . a n y o f f e n c e s i n v o l v i n g d i s h o n e s t y i n c o n n e c t i o n w i t h a n y t a x , r a t e , c h a r g e o r l e v y i m p o s e d u n d e r a n y e n a c t m e n t

6. I C T & D i g i t a l M a n a g e m e n t P o l i c y O A R G O A R G 6 o f 2 5 3 . G E N E R A L C O R R U P T I O N I S S U E S  B r i b e r y , n e p o t i s m a n d c l i e n t e l i s m r e s u l t i n g i n p l a n s f a v o r i n g s p e c i f i c i n t e r e s t g r o u p s r a t h e r t h a n a r e a s o f g r e a t e s t n e e d , s u c h a s l a n d o w n e r s s e e k i n g p r i o r i t y f o r p a r t i c u l a r r e g i o n s ;  R e n t - s e e k i n g a n d a b u s e o f d i s c r e t i o n i n t h e i m p l e m e n t a t i o n o f f u n d s , g i v i n g p r i o r i t y t o i n f r a s t r u c t u r e p r o j e c t s w i t h g r e a t e r o p p o r t u n i t i e s f o r b r i b e r y ;  F r a u d a n d c o l l u s i o n t o e n s u r e f a v o r a b l e t r e a t m e n t , s u c h a s p r o v i s i o n o f i n a c c u r a t e o r i n c o m p l e t e i n f o r m a t i o n b y i n d u s t r y g r o u p s t o e n s u r e t h e a d o p t i o n o f s p e c i f i c t e c h n o l o g i e s , f u n d i n g o f r e s e a r c h t o s u p p o r t s p e c i f i c a p p r o a c h e s a n d m e t h o d s , e t c . ;  C o r r u p t i o n i n p r o c u r e m e n t p r o c e s s e s o f l a r g e i n f r a s t r u c t u r e p r o j e c t s , w h i c h t y p i c a l l y i n v o l v e m a n y s u b - c o n t r a c t o r s , a n d a r e h i g h l y c o m p l e x a n d t e c h n i c a l , m a k i n g p r o c u r e m e n t p r o c e s s e s e a s y t o m a n i p u l a t e t h r o u g h b r i b e r y , c o l l u s i o n b e t w e e n i n d u s t r y s t a k e h o l d e r s , k i c k b a c k s i n t h e m a n a g e m e n t o f c o n t r a c t s , e t c .  A p p o i n t m e n t s o f s t a f f m a n a g i n g a n d i m p l e m e n t i n g a d a p t a t i o n p r o j e c t s , s u c h a s m e m b e r s o f s u p e r v i s o r y b o a r d s a n d c o m m i t t e e s m a n a g i n g r e s o u r c e s , m a y a l s o b e v u l n e r a b l e t o n e p o t i s m , p a t r o n a g e a n d c l i e n t e l i s m , a n d “ s e l l i n g ” p o s i t i o n s w i t h h i g h r e n t - s e e k i n g p o t e n t i a l ;  B r i b e r y : t h e r e a r e a l s o m a n y o p p o r t u n i t i e s f o r b r i b e r y i n t h e d e l i v e r y o f e s s e n t i a l s e r v i c e s s u c h a s w a t e r , f o o d a n d h e a l t h s e r v i c e s t o l o c a l c o m m u n i t i e s 4 . G E N E R A L C O R R U P T I O N P R E V E N T I O N P O L I C Y E n v i r o n m e n t a n d C u l t u r e  T h e O A R G s h a l l c r e a t e a n e n v i r o n m e n t a n d c u l t u r e i n w h i c h e m p l o y e e s h a v e c o n f i d e n c e t h a t d i s h o n e s t a c t s w i l l b e d e t e c t e d , i n v e s t i g a t e d a n d a p p r o p r i a t e a c t i o n t a k e n . T o t h i s e n d , t h e C o u n c i l s h a l l :

4. I C T & D i g i t a l M a n a g e m e n t P o l i c y O A R G O A R G 4 o f 2 5 C o r r u p t P r a c t i c e s a . a n y p r a c t i c e s o r c o n d u c t b y a n y p e r s o n t h a t a d v e r s e l y a f f e c t s o r c o u l d a d v e r s e l y a f f e c t , e i t h e r d i r e c t l y o r i n d i r e c t l y , t h e h o n e s t a n d i m p a r t i a l e x e r c i s e o f o f f i c i a l f u n c t i o n s b y a n y p u b l i c o f f i c e o r a n y p u b l i c b o d y ; a n d b . a n y p r a c t i c e o r c o n d u c t o f a p u b l i c o f f i c e r t h a t c o n s t i t u t e s o r i n v o l v e s t h e d i s h o n e s t o r p a r t i a l e x e r c i s e o f a n y o f h i s o f f i c i a l f u n c t i o n ; a n d c . a n y p r a c t i c e o r c o n d u c t o f a p u b l i c o f f i c e r o r f o r m e r p u b l i c o f f i c e r t h a t c o n s t i t u t e o r i n v o l v e s a b r e a c h o f p u b l i c t r u s t ; d . a n y p r a c t i c e o r c o n d u c t o f a p u b l i c o f f i c e r o r f o r m e r p u b l i c o f f i c e r t h a t i n v o l v e s a m i s u s e o f i n f o r m a t i o n o r m a t e r i a l t h a t h e h a s a c q u i r e d i n t h e c o u r s e o f h i s o f f i c i a l f u n c t i o n s w h e t h e r f o r h i s b e n e f i t o r t h e b e n e f i t o f a n y o t h e r p e r s o n ; C o r r u p t i o n P r e v e n t i o n – T h e p r o c e s s o f d e v e l o p i n g s o u n d a n d e f f e c t i v e a n t i - c o r r u p t i o n s t r a t e g i e s t h a t w o u l d e n s u r e c o m p l i a n c e w i t h l e g a l a n d r e g u l a t o r y p r o v i s i o n s , w r i t t e n p r o c e d u r e s , g u i d e l i n e s a n d i n s t r u c t i o n s , p o l i c i e s , n a t i o n a l a n d i n t e r n a t i o n a l l y a c c e p t e d b e s t p r a c t i c e s a n d e t h i c a l p r i n c i p l e s i n o r d e r t o p r o m o t e c o r r u p t i o n - f r e e c u l t u r e a n d e f f e c t i v e n e s s d u r i n g t h e p e r f o r m a n c e o f d a i l y p u b l i c b u s i n e s s a n d d e l i v e r y o f p u b l i c s e r v i c e d u t i e s a n d r e s p o n s i b i l i t i e s . T h e f t – T a k i n g w i t h o u t c o n s e n t a n d w i t h t h e i n t e n t i o n o f n o t r e t u r n i n g a n y p r o p e r t y b e l o n g i n g t o t h e o r g a n i z a t i o n , o r w h i c h h a s b e e n e n t r u s t e d t o t h e o r g a n i z a t i o n G o v e r n m e n t – R e f e r s t o t h e G o v e r n m e n t o f S i e r r a L e o n e M i s c o n d u c t – A n y i n a p p r o p r i a t e b e h a v i o r o r c o n d u c t ; o r v i o l a t i o n o f a n y o f t h e p r o v i s i o n s o f t h e P u b l i c S e r v i c e R e g u l a t i o n s , o r C i v i l S e r v i c e C o d e , R e g u l a t i o n s a n d R u l e s o r a n y o t h e r

7. I C T & D i g i t a l M a n a g e m e n t P o l i c y O A R G O A R G 7 o f 2 5  E n s u r e s t a f f u n d e r s t a n d t h a t , i n t e r n a l c o n t r o l s a r e d e s i g n e d a n d i n t e n d e d t o p r e v e n t a n d d e t e c t F r a u d u l e n t a n d c o r r u p t a c t i v i t i e s ;  E n c o u r a g e s t a f f t o r e p o r t s u s p e c t e d f r a u d d i r e c t l y t o t h o s e r e s p o n s i b l e f o r i n v e s t i g a t i o n w i t h o u t f e a r o f d i s c l o s u r e o r r e t r i b u t i o n ; a n d  R e q u i r e v e n d o r s a n d c o n t r a c t o r s t o a b i d e b y t h e O A G R ’ s p o l i c i e s a n d p r o c e d u r e s , a n d t h e r e b y a v o i d a n y c o n f l i c t o f i n t e r e s t H o n e s t y a n d I n t e g r i t y T h e O A R G s h a l l :  E n s u r e t h a t s t a f f o f t h e O A R G a n d i t s c o n t r a c t w o r k e r s m u s t a c t w i t h h o n e s t y a n d i n t e g r i t y i n a l l a s p e c t s o f t h e i r w o r k .  S t a f f m u s t n o t e n g a g e i n f r a u d u l e n t o r c o r r u p t b e h a v i o r o r a s s i s t o t h e r s i n s u c h b e h a v i o r . E x a m p l e s o f s u c h b e h a v i o r i n c l u d e o b t a i n i n g a n i l l e g a l p a y m e n t , s e l l i n g a n d b u y i n g o f O A G R s p r o d u c t a t s e l f - n e g o t i a t e d p r i c e s o r a n u n a u t h o r i z e d r e l e a s e o f c o n f i d e n t i a l i n f o r m a t i o n , u n a u t h o r i z e d u s e o f o f f i c e e q u i p m e n t , o r o t h e r p u b l i c a s s e t s f o r p r i v a t e p u r p o s e s , f a l s e c l a i m s f o r e x p e n s e s , t r a v e l o r o v e r t i m e a n d t h e d i s h o n e s t o r i m p r o p e r u s e o f a n e m p l o y e e ’ s p o s i t i o n . C o n f l i c t o f I n t e r e s t A c o n f l i c t o f i n t e r e s t m a y a r i s e w h e n p e r s o n a l , f i n a n c i a l , b u s i n e s s o r o t h e r i n t e r e s t s m i g h t a f f e c t , o r b e s e e n t o a f f e c t , t h e w a y a n e m p l o y e e p e r f o r m s t h e i r d u t i e s .  E n s u r e s t a f f s h o u l d a v o i d p a r t i c i p a t i n g i n a n y b u s i n e s s a c t i v i t y o u t s i d e o f O A R G t h a t m a y c o n f l i c t w i t h t h e i r d u t i e s w i t h i n .  E n s u r e s t a f f s h o u l d n o t a c c e p t g i f t s w h i c h c o u l d b e s e e n a s a p a s t , p r e s e n t o r f u t u r e c o n f l i c t o f i n t e r e s t i n c a r r y i n g o u t t h e i r d u t i e s . I f a s t a f f i s f a c e d w i t h a p o s s i b l e c o n f l i c t o f i n t e r e s t , t h e c o n f l i c t s h o u l d b e d e c l a r e d , t h e c i r c u m s t a n c e s d i s c u s s e d w i t h t h e i r i m m e d i a t e m a n a g e r o r o t h e r s e n i o r e x e c u t i v e , a n d a c t i o n t a k e n t o a v o i d a n y r e a l o r p e r c e i v e d c o n f l i c t o f i n t e r e s t .

5. I C T & D i g i t a l M a n a g e m e n t P o l i c y O A R G O A R G 5 o f 2 5 l a w o r i t s s u b s i d i a r y l e g i s l a t i o n s , w h i c h i s i n t e n d e d t o g u i d e p u b l i c s e r v a n t s i n c o n d u c t i n g p u b l i c b u s i n e s s . P u b l i c O f f i c i a l – A n y p e r s o n w h o h o l d s a p u b l i c o f f i c e o r a n A g e n t o f a P u b l i c i n s t i t u t i o n i n c l u d i n g p e r s o n s e l e c t e d t o p o s i t i o n s u n d e r a n y l a w o r i t s s u b s i d i a r i e s ( i . e . R e g u l a t i o n s o r I n s t r u c t i o n s ) a n d s h a l l h a v e t h e s a m e i n t e r p r e t a t i o n a s i n S e c t i o n 1 ( 1 ) o f t h e A C A 2 0 0 8 . W h i s t l e B l o w e r – A n y p e r s o n w h o r e p o r t s a n y a l l e g a t i o n s o r s u s p i c i o u s a c t o f c o r r u p t i o n o r p o s s i b l e a c t s o f c o r r u p t i o n t o t h e D e p a r t m e n t a n d / o r A C C o r a n y l a w e n f o r c e m e n t a g e n c y . E t h i c s – T h e g u i d i n g p r i n c i p l e s b y w h i c h w e l i v e o r w o r k . F r a u d - D e c e i v i n g o r d i s h o n e s t a c t i o n i n o r d e r t o g e t g o o d s , m o n e y , p r o p e r t y , o r a n y v a l u a b l e c o n s i d e r a t i o n . S t a k e h o l d e r s – A n y p e r s o n / s i n v o l v e d i n o r a f f e c t e d b y t h e s e r v i c e s , w o r k s o r s u p p l i e s , p r o j e c t s o f t h e c o u n c i l , w h e t h e r a s a g e n t , b e n e f i c i a r y o r s p o n s o r o f s u c h p r o j e c t s S t a f f / E m p l o y e e s ( p e r m a n e n t o r c o n t r a c t w o r k e r ) – A l l p e r s o n s p a i d o r e a r n s r e m u n e r a t i o n f r o m t h e c o u n c i l , e n g a g e d i n f u l l t i m e o r p a r t t i m e w o r k , o r i n a n y m a n n e r w h a t s o e v e r i n t h e C o u n c i l ’ s o p e r a t i o n s . P r o t e c t e d D i s c l o s u r e – I n f o r m a t i o n g i v e n i n g o o d f a i t h , a n d a s s u c h t h e p e r s o n s w h o g a v e s u c h i n f o r m a t i o n d e s e r v i n g t o b e p r o t e c t e d b y t h e A c c o u n t i n g O f f i c e r f r o m a n y h a r m o f a n y k i n d i n c l u d i n g c o n c e a l i n g o f t h e i r i d e n t i t y . C o n f l i c t o f I n t e r e s t – i s a s i t u a t i o n i n w h i c h a p e r s o n o r o r g a n i z a t i o n i s i n v o l v e d i n m u l t i - i n t e r e s t , f i n a n c i a l i n t e r e s t o r o t h e r w i s e o n e o f w h i c h c o u l d p o s s i b l y c o r r u p t t h e m o t i v a t i o n o f t h e i n d i v i d u a l o r o r g a n i z a t i o n C o d e s o f C o n d u c t – S e t s o f r u l e s o r g u i d e l i n e s a n o r g a n i z a t i o n m a y d e v e l o p f o r i t s m e m b e r s w h i c h r e f l e c t i t s c o r e v a l u e s a n d d e s c r i b e h o w t h a t o r g a n i z a t i o n e x p e c t s i t s m e m b e r s t o b e h a v e .